信息化活动都需经历调研立项、整体策划、团队分工、人员邀约、活动执行、媒体传播等环节，各阶段紧密相连。活动服务是件“苦差事”，必须综合考虑多种要素，若有缺失或偏差，都将影响嘉宾体验和活动效果。

一、活动思路

信息化活动类型较多，根据活动内容，有行业展会、主题研讨会、竞赛活动、协会学会年会、行业峰会等；根据活动规模，有小型活动、中型活动和大型活动；根据活动空间，有线上活动、线下活动、线上线下融合活动。自2006年以来，畅享网组织的活动经历了用户从电脑端向移动端的迁移，从信息短缺到信息过载的变化，发展至今，畅享网主要活动有：

1、首席信息官年会。由畅享网联合政府机构、行业机构等组织，每年12月或3月举办，至2023年已举办17届。设主题峰会、行业研讨会、典型单位现场会、评选颁奖等专业环节，以及棋牌比赛、CIO运动会等团建活动。

2、行业协会活动及政务信息化活动。协助行业协会策划并组织理事会议、年度会员大会、专题会议、团建活动，促进专业交流，推动职业发展。协助政府单位组织政务信息化活动，内容覆盖信息安全、内控、运维、大数据、人工智能、信息化管理等，帮助所属机构学习成功经验，开拓眼界，增强信息化战略能力，树立信息化优秀典型，营造信息化发展的优良环境。

3、联合主办活动。与领先企业、高校、研究机构、IT厂商等联合，为行业人员组织参观学习、行业会议等，活动形式多样，包括专题沙龙、现场参观、小组讨论等。与权威机构联合策划组织大赛、评选等，产学研创结合，以赛促学，以赛促优，以赛促创，激励先进，营造环境。

4、IT背包客活动及MS.CIO活动。IT背包客活动是与合作单位共同组织的专业参观与团队建设为一体的特色活动。MS.CIO活动仅为女性CIO参加，主题是生活和家庭、成长与职业。

经过组织活动的实践，畅享网认为：活动的定位是活动组织的起点。信息化活动是人际的扩展，是内容的分享，是情感的交流，是各类组织内外部利益相关者沟通的重要平台，要素多元，信息丰富，承载的价值大。互联网络和社交媒体改变了人与人链连结和沟通的方式，给线下活动带来挑战及创新机遇。

当形成活动想法时，要思考活动的必要性、可行性及活动动因。根据畅享网经验，第三方机构如学会协会活动目的是为会员服务，为经济社会发展服务，是非赢利性的，信息化厂商主办活动是为了销售推广及品牌塑造，参会嘉宾主要目的是专业学习、职业发展及朋友相聚。对活动的整体策划必须从动因入手，同时挑选合适举办的时机。

要认真分析目标受众。目标人群的收入、教育程度、参会需求，以及年龄、性别、地理位置等特征都会带来活动设计的差异。目标受众是否愿意支持活动，依赖于举办方对受众的了解程度，其在日常工作中才会慢慢积累形成，很难一蹴而就。活动举办方要以目标受众为中心，而非自己而中心，从活动内容策划、活动参与形式等方面都充分考虑受众的需求，以客户体验感作为衡量活动成败的标准。信息化活动对象具有文化水平高、专业性强、数字化素养高、行业开放程度高的特点。畅享网认为，参加信息化领域活动的主要目标是交流沟通，扩展朋友圈，以及学习专业知识和经验，把数字化工作做好。

活动的资源保障非常重要。有的活动单凭个人或某个部门无法完成，因此需要完善的团队和分工机制，确保外部资源与内部团队的充分协同。同时，活动需要有资金支撑。前期制定预算并将其合理分配，以确保活动不超支。活动费用主要科目有场地租赁、会议用餐、会务搭建、设计印刷、物料制作、摄影摄像、交通运输、宣传推广、礼品采购等。可考虑多家合办，以筹措资金。

二、活动策划

在活动策划阶段，要充分调动可以共赢的资源，重点是设计活动组织结构。一方力量有限，多方力量会使得活动资源更丰富，执行更顺利。需要走访沟通主办、协办、支持单位，逐步更新组织结构。主办方要调动可以调动的力量，借助各方资源和优势，分析各方在活动中的需求点，力求共赢。

畅享网策划活动时，会结合活动主题与核心内容，与相关政府部门、协会联盟、外部机构、行业公司等可能共赢的合作主体，共同协商策划，与经验丰富的行业人士充分交流，与内部团队成员充分讨论，使得活动策划更加实事求是，活动执行更容易有产出。

需要深入研究、采集和设计所要传播的内容。活动也是商品，受众愿不愿意参与，决定因素是商品价值，活动内容是活动价值的标尺。内容需要精打细磨，会议主题、板块话题、演讲嘉宾、圆桌嘉宾、评委等都需要认真评估。根据畅享网经验，行业热点、行业痛点、典型案例、焦点人物、嘉宾互动等是受欢迎的活动内容。

有的活动不是一次性的，不是固定某个时间节点完成的单个事件，例如系列活动、竞赛类活动，需要制定周期性计划。拿大赛来说，竞赛内容、评分标准是赛事策划的核心，需要不断迭代优化；需要确定大赛顾问、评审专家及秘书队伍；宣贯交流会、专家研讨会、初赛、半决赛、总决赛等都可以分解为独立的活动，要根据赛事进程规划时间节点，对单场活动进行策划，同时需要与整场赛事保持协调。

经过活动策划环节，需要产出活动主题、组织机构、活动议程、邀请函、邀请名单、参会手册、主视觉设计等会议材料。

三、活动执行

在举办线下活动时，寻找合适的场地尤为重要。活动场地是根据活动的类型来确定，适合举办活动场地有酒店、会展中心、高校、企业、餐厅、茶馆、咖啡厅、园区、度假村、艺术馆、景区景点等。需要结合活动本身及主办单位特点，充分考虑场地租金、停车交通、会场面积、功能区、档期、星级、环境等因素，判断选择合适场地。

举办时间是策划一场活动的必要考量元素，甚至能决定活动举办成功与否。需要结合活动本身排期规律、嘉宾时间便利性、同期是否有影响活动的不可控事件、活动的传播和效果、举办地址的档期等来决定。比如大型论坛会议，不合适在周一到周四，因为大家需要投入精力到本职工作。小型交流沙龙、聚餐等，不合适在周日晚上，因为第二天是工作日。

确保活动顺利举办，需制定一套详细的前期计划，主要内容是：活动方案、形式、议程、分享嘉宾、邀请函、活动预算表等活动策划文件；宣传思路、宣传计划、文稿撰写、宣传渠道等宣传推广文件；致辞领导、分享嘉宾、主持人、圆桌嘉宾、颁奖嘉宾、参会嘉宾、记者媒体、赞助商、合作伙伴等嘉宾邀约名单；展区舞台灯光音响搭建、直播、摄影摄像、速记、礼仪、会务接车、茶歇等洽谈对接计划；视觉设计及制作，如签名墙、背景板、易拉宝、指示牌、席卡、胸牌、参会手册、道旗等；话题稿、主题稿、现场议程、课件、参会手册、调研问卷、伴手礼、奖杯奖牌、资料袋、纸笔水等现场材料和物料。

在设计活动内容的同时，活动海报和宣传要品质在线，与内容匹配，要能实事求是地体现活动价值和特色。活动邀请函，不能文绉绉看不懂，不能堆砌热门词藻。真诚一些，把活动价值充分表达，更方便嘉宾了解活动真实情况。待活动开始前要确保全部准备工作如期完成，做好会场、展区、签到台、主控台等的布置，确保人员和物料全部到位。活动开始时，按部就班为参与嘉宾提供服务，包括嘉宾接车、签到、展区参观、入场和落座、听会、就餐等。

在现场服务和执行中会经常遇到几类问题，如到场嘉宾人数超出或不足预期规模，场地指引点位错误，团队分工的职责和节点混淆，签到表中部分嘉宾被遗漏，重要嘉宾接待不周，签到流程不顺畅，摄影摄像过度拍摄，闲杂人员混会，物料准备不充足，主控台流程衔接不到位等，都会导致参会体验不佳。要有底线思维，问题导向，针对性做好预案。

四、活动传播

传播渠道主要分为传统媒体和新媒体。传统媒体包括报纸、电视、广播等，新媒体主要指网络宣传方式，包括官网、微信公众号、微博、抖音、朋友圈、小程序等。具体的传播渠道需要根据活动情况来确定，比如需要考虑活动的目标受众及其媒体使用习惯和活动风格等，选择与之相匹配的宣传渠道。活动传播不能限于一个平台，而要尽可能扩大宣传覆盖面，多维度多平台去做扩散，借助媒体联动传播。主要传播内容有活动通知、邀请函、嘉宾介绍、亮点介绍、活动倒计时、会后通稿、演讲实录、获奖案例、重要新闻等。官网、电子海报、H5、电子邀请函等都是不错的选择。

在会前，发布邀请函、嘉宾介绍、亮点介绍、活动倒计时等信息，会前预热。除常见的纸质邀请函，还可以通过电子邮件、短信、H5等形式邀请参会人员。在现场，可以提供视频直播、照片直播观看实况，朋友圈实时分享和转载现场图文，社群转发，同步报道。在会后，提前准备新闻通稿，根据现场情况实时补充修订，会后第一时间发布并联系媒体扩散转发，编辑演讲实录发布扩散，采集活动现场影像后期剪辑短视频在各平台宣传。

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