我们都知道准确的，及时的，相关的信息是项目决策进程的实质，并且它依赖着使项目承担风险的独立的信息系统。我们都知道信息对项目经理来说是一个非常重要的资源。尽管如此，项目经理们却总是无法提交确保项目成功的那些种类的信息。实施一个项目管理信息系统 （PMIS） 是满足重要的项目信息需求的一种方法。
　
    定购或开发一个项目管理信息系统，使得上层的管理者们有足够的关于项目的信息的方法，来避免错误的传达信息导致的项目无法正常进行。传统上看，工程师和项目经理们与他们上层的管理者以及一些功能性的部门，在项目进展状态上没有充分的沟通。他们坚信项目是他们的责任，他们有权利自己处理好。此外，那些功能性的部门总是不乐意或者没有时间给工程师们提供相关的信息。这种环境总会造成工程的延迟，超过预算或者质量低下。

    问题的征兆

    以下的症状让我们意识到实施项目管理信息系统的必要性：

    在信息采集的系统分析中有很多需要控制的东西

    没有一个专用的系统来整合时间，预算，范围，质量的目标。
   工程时常是超时。超过预算, 或质量很低。
   为了克服信息的缺乏，经理们在公司内部建立了另一个同样的项目组织，浪费了金钱，时间，精力。
    项目经理/团队无法报告准确的项目在时间，预算，剩余工作量上的状况。

    这就是我们为什么决定使用这种改革的发展的项目管理信息系统：

    确定我们需要什么
    把目前的状况和上级领导需要我们达到的建立项目管理信息系统的目标加以比较。
    在我们需要什么和已经拥有什么之间建立沟通。

    寻找问题的答案

    我们所研究的这些症状，指出了很多问题：

    我们需要什么样的信息来充实我们的计划，组织并控制我们的项目？
    我们应该与其他合作者之间分享什么样的信息？
    在公司内部，我们需要其他项目组中与我们项目相关的什么信息？
    我们需要什么样的信息来调整我们项目与公司其他项目的活动？
    拥有准确的，及时的，相关的，信息的代价是什么？
    现有的信息适合我们作出决定吗？
    我们是不是有太多的数据，而缺少实际的信息？
    项目管理信息系统对这个项目真的有用吗？

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