阳春三月, 本应是阳光明媚令人心旷神怡的季节,但正如近日倒春寒的天气一样让我感到深深的寒意。原因是最近公司让我接手一个实施到一半的ERP项目，而这个项目只有片言片语的几份简单文档。不但没有详细的实施计划，更没有详细的实施文档记录。在接手此项目后让我深深的感受到没有实施文档的痛苦，因为所有的一切都要自己重新摸索。不但浪费了宝贵的实施时间，而且还经常需要做重复的工作。缺乏实施文档让我在这个ERP项目中吃尽了苦头，这里和大家分享我对实施文档的一些反思和总结。
　　常见的ERP实施文档缺陷
　　当我从公司前任ERP项目实施同事手中接过"薄薄两页纸"的实施文档时，我难以置信的看着他问"没有了吗？只有这些？"，我同事尴尬的点点头，然后他再说了一句让我吐血的话"实施计划和记录文档都在我心里记记清清楚楚呢。"实际上，这完全是对实施文档的误解，也是许多ERP实施顾问的通病。
　　（1）什么是ERP项目实施文档？
　　ERP实施文档是用来记录、描述、展示实施过程一系列信息的处理过程，通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。例如，分阶段实施计划文档、标准业务流程文档、标准编码及数据文档、标准参数设置文档、功能操作指南文档等。这些文档将会伴随着ERP实施的各个阶段逐渐充实、完善,也同时记载了整个实施的过程和成果。
　　从内容上说，ERP项目实施文档可分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分，其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息，为实施人员提供决策依据，以保证ERP项目的顺利实现；另一方面，过程文档也是实施过程最为宝贵的资产，通过对过程文档进行归纳和分析，可以对实施项目的成功经验和失败教训了然于胸，从而对后续ERP日常运作、维护更加有的放矢。
　　（2）常见的ERP实施文档缺陷
　　一般来说，实施文档是否规范和专业已成为ERP实施的重要评价指标之一。经过深入分析，我总结这个项目主要存在这些缺陷：①文档编写不够规范：主要表现为项目实施过程中，没有对每一个阶段的文档进行分层次整理和管理，各类文档资料缺少一致性。②文档内容描写不够完善：在编写各种文档过程中，虽然大家都按事先规定的模式进行了编写，但编写的内容经常不够完善；要么文档极其简单，相当于没有文档；要么文档流于形式，没有什么实际的价值，甚至于有的实施文档与实施过程完全不相符。③文档没有统一入库管理：随着ERP系统的不断优化、升级，新需求的不断产生，各种文档越来越多，没有建立一个文档资料库。不同时期的各种文档零散存在，造成查询文档时非常困难。④只重视文档的形式，实用性不强。在实际的实施过程中，编制人员没有时间去关心它们的用途，也不知道哪些部门使用，更多的是在规定的时间内完成任务，以免影响考核成绩，这样一来一些不实用的、重复的文档不但阻碍ERP实施的可执行性，而且还影响项目的整体进度。
　　文档对项目实施起到什么作用？
　　与本项目前任负责同事沟通中了解到，他对实施文档的作用存在非常多的误解，认为实施的事情本来就多，有许多用户抱怨的事情要处理，根本没有时间来写文档。因为有了这样的想法，就开始忽略文档的编制。例如，认为写文档太累了，能用嘴说的就不用手写，能简单写的就绝不详细写。实际上，实施文档是一种工具，是古语有云的"磨刀不误砍柴功"。
　　（1）文档能提高实施过程的能见度
　　规范、齐全的文档会详细记录项目实施过程中发生的事件，便于实施人员掌握项目实施进度、实施质量以及各种资源的调配。同时，文档还有助于实施人员与操作人员明确了解各自的职责，信息互通，共同把握实施过程的节奏。因此，实施成员用一定时间编制、整理实施文档，可以使实施人员对各个阶段的工作进行周密思考、理顺和找出存在的问题，从而减少差错，提高项目实施质量。例如，通过对文档的检查，在项目实施早期发现文档错误或不一致的地方，及时纠正以减少大问题的出现和为纠正失误而付出的更大的成本。
　　（2）文档能规范实施问题的处理
　　实施过程中肯定会遇到各种各样的问题需要解决，这类问题的处理和解决是关系到实施效果是否有效的标志。这类问题主要分两种情况：①是重要的反馈迟迟得不到解决和回复，当文档化做得好时，在出现问题的时候，打开文档可以一目了然，责任不会被推卸。②是有些问题在不同部门和不同的阶段频繁出现，简单而又琐碎的重复问题会让实施顾问疲于奔命，效率低下。这时，一个文档化的FAQ问题集对项目实施就显得意义重大。
　　（3）便于项目成员之间的交流与合作
　　文档是一种无声的语言，它记录了项目实施过程中有关软件配置、运行、维护和培训等方面的信息，有利于管理人员、实施人员、操作用户之间的交流和合作。例如，明确的操作指南文档可帮助最终用户规范化操作，强化培训效果。因此，描述清楚、完备的文档便于团队成员了解实施过程中的各项指标，为企业领导与实施团队之间架起的一座桥梁。
　　另外，文档的重要性还表现在对于项目"传承"的重要性。有了好的文档，那么当项目有新成员进入，ERP实施文档就可以承担起指导新成员快速工作的作用，而不是单单询问原来的成员，节省了大家的时间。而且当实施完成后，实施文档可成为企业实施信息化的文字载体，为在后续人员培训方面提供详尽的素材。
　　（4）实施文档是人员经验提升的最好途径
　　善于学习，对于任何职业而言都是前进所必需的动力。对于ERP实施来说，这种要求就更加高了，项目文档对于项目实施人员的素质提升大有裨益的。目前不少企业在进行ERP项目实施时都会出现一个通病：由于人员素质有限，许多的决定只凭口头叙述，缺少足够的文字记录，以至在项目出现问题时往往显得无所适从。而从本质上讲，项目文档强调的是一种规范化管理，要求项目人员利用书面语言进行沟通表达，以指引项目运作。所以，实施人员不应该只为写实施文档而写文档，良好的文档是思想交流、沟通的基础，也是整理和理清思路的基础。不懂得从经验中学习和成长，永远不会有质的提高。只有当每次完成一个实施任务时，都有目的的随时总结和寻找不足，一个实施顾问才可能成长起来。因此，专业的实施文档是涉及到一个实施顾问的做事能力和风格，不但是体现实施顾问能力的标志，也是体现一个ERP实施团队管理水平的重要标志。
　　（5）有利于项目实施的监控作用
　　ERP实施是一项风险很高的工程，需要进行严谨的项目监控。一般来说，在ERP项目实施过程中每项工作的事前计划、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档，文档包括与项目相关的资源及其使用情况。因此，阶段性的检查、评审和文档化成果是实施项目监控的重要方法之一。因为详尽而规范的实施文档成果不仅有利于监控项目进度，也利于项目验收。项目的阶段性成果是以文档形式体现的，由此人们熟知的一句话"项目的运作在一定程度上是由文档驱动的"是有道理的。从文档的角度来看，ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。
　　高效管理实施文档的策略和方法
　　如前文所述，实施文档对于ERP实施项目管理的作用是不容置疑的，但实施文档的管理却通常是ERP实施管理中最容易忽略的部分。通过对这次项目的反思和经验总结，我认为在文档管理中应该要注意以下几个方面：
　　（1）应建立规范的文档管理制度。重点应体现为两点:①要对实施文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排,得出实施文档的总览表。②是制定对各种项目文档的管理程序,如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等,为项目的文档配置管理铺设一个良好的基础平台。
　　（2）规范化文档版本管理。这是一个非常重要的步骤，因为版本混乱不但是实施文档的一个致命伤，更是一个非常常见的缺陷，所以实施文档的有效管理必须要实行版本控制。
　　（3）创建文档库的访问规则，这是文档管理的重要环节。访问规则确定谁可以访问、阅读、升级以及在文档库中添加文档。同时，文档库还应定期进行检查，以便对哪些文件进行存档或对哪些旧文件进行清理，以确保实施文档的管理符合公司、项目实施组的需求。
　　（4）文档的审核。除用于沟通之外，重要的文档应该要进行审核。审核就是检查编写的项目文档是否齐全、有无遗漏、是否符合文档的规范要求、内容描写是否正确紧扣主题、列出的图表信息是否准确等等，以确保实施文档的质量。例如，阶段性成果实施文档应该由相关主管签字，以确认阶段性成果符合要求并予以接受。
　　（5）使用工具管理文档。对于一个大型的ERP项目实施来说，经过调研、实施、二次开发和应用维护等各个阶段，整个实施周期中都会有大量的文档。这些文档的内容有的是在不断变化的、有的是连续的、有的是承前启后的、有的是新增加的、也有的是废除的。这就需要一个统一的文档管理工具，分门别类的统一存放管理各种实施文档资料，或应要建立实施文档资料库。
　　总之，实施文档在ERP项目实施过程中起到关键的作用。从某种意义上来说，实施文档是项目实施规范的体现和指南，按照规范要求编制一整套实施文档的过程，也就是完成一个项目的实施过程，是绝对不应该轻视的。

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