近日，由信息产业部中国电子信息产业发展研究院主办的2008中国IT市场年会在北京隆重落幕。会上，中国工程院院士倪光南和信息产业部外事司副司长赵文智为用友致远公司颁发了两项大奖--"2007-2008年度中国协同应用管理软件市场年度成功企业"和A8协同管理软件"中国协同应用管理软件创新产品奖"。据赛迪报告显示，用友致远已经连续三年取得了"中国协同应用管理软件市场占有率第一"的桂冠。
   
    协同管理软件市场占有率三连冠这一佳绩的取得是用友致远多年务实深耕协同管理软件领域的结果，也是用友致远以客户为中心、关注客户长期利益、和众多客户一起成长发展的结果。截至2007年，用友致远的客户数量已有6000多家，使用人数达50万人。在北京，致远公司有两家重要的客户，一是国资委的中央大型企业，一家是中国科学技术界级别最高的社团组织。
   
    中国邮电器材集团公司（简称"中邮电"）的协同办公系统于2006年7月上线并正式投入全员使用，每天并发数在500左右，从最南的深圳到最北的黑龙江，众多分子公司员工都使用同一个系统，圆满实现了项目预期目标。目前系统运行稳定，功能应用以公文收发、协同、文档管理、公告、新闻等为主，系统在实现了集团总部与各子公司之间整体协同的同时，对企业内部的管理也有很大的提升。
   
    中国科学技术协会（简称"中国科协"）十分重视利用信息化手段提高内部管理，早在2004年就已经使用了办公自动化系统。随着技术的升级和网络环境的改善，原有的系统与管理需求逐步显现出一些不太适应的地方，因此，2007年科协选定了用友致远的A6协同管理软件来升级换代原有的OA系统。科协的协同办公系统与于2008年2月正式上线。
   
    日前，为了更好地推进这一系统的内部应用，科协信息中心相关负责人来到中邮电就协同的应用做了深入的沟通与讨论。这是一次别开生面的协同应用沟通会，会议主角便是同样重视利用信息化手段提升组织管理的中邮电和中国科协。会上，双方就重点应用的协同功能、系统的维护、应用感受及成效等多方面进行了深入沟通与讨论，共同分享了各自的协同应用、推广经验，为进一步深化协同应用，放大协同价值做了很好的铺垫。这次沟通会是用友致远客户第一次点对点地就A6的应用进行深入的交流，中邮电和中国科协的这次深层次的沟通，更是体现了他们对于提升协同管理价值的愿望和务实的工作态度。
    
    "应用2：8原则，关注核心价值"
    
    企业的信息化历程往往从业务部门开始，比如财务软件、CRM等等，发展到一定阶段，出于提升企业沟通效率和规范内部管理的考虑，便开始内部办公系统的搭建。
   
    以中邮电的选型过程为例，由于领导层重视信息化对管理的促进作用，还有内部业务需求的驱动，用户开始勾画协同办公系统的需求图：
   
    通过公文收发这样一个平台，解决内部公文上传下达的流转，不必再电话确认是否收到公文，公文是否正在被处理；
   
    解决目前规章制度一堆堆一本本存放在文件柜里的情况，真正建立一个共享的平台，让大家需要时都可以查阅相关制度文档；
   
    工作任务的分配，工作执行情况的监控，以往只能当面或对话交流，邮件虽然可以传递工作分配的信息，但是对方是否收到，是否有效执行无法监控；
    ……
   
    有了清楚的目标价值--通过办公系统来提升内部的沟通管理，加强执行力，一切便围绕承载核心价值的实际应用展开。

    "我们没有全员一次推广A6所有的功能，有些功能是不经常使用的，而是以实际的业务需求为出发，推企业实际需要的应用，有需求才能深入推广应用。"中邮电信息技术部姜总说道。"其实作为一个系统有几个点用好了就好了，不可能所有的功能你都用，用得都好。"说到这，姜总举了一个生动的例子，"比如说我们的电视机，遥控器上那么多按钮，其实用得多的就是开机、关机、换台，我们不可能每天调颜色、音效这些，一次性调好以后就用不着了。再比如手机，其实我们也就打电话发短信，至于拍照、摄像、上网之类的很少有人用，因为这两个已经满足了我们联络的需要，这也是我们用手机的初衷。"
   
    "以20%左右的核心主导性功能足以完成或满足占客户日常工作中总量的80%的经常性关键性应用，易用、适用、好用，这些产品设计原则我有很深的体会。"姜总感慨道，"致远把简单易用留给了我们，那些功能看似简单，几分钟便能轻松学会，但是我知道这后面是开发人员的精心设计、反复实践和长期打磨，这些简单的功能对应了中邮电最重要和最经常性的需求。"
   
    而事实上，从用友致远2007年的客户回访报告中也能发现，使用频率居前五位的就是其A6产品中那20%左右的核心主导性功能。这正是为广大客户的实际应用所佐证的。
    
    "深化重点应用，切实推广使用"
    
    其实正如上文的例子，与关注核心价值紧密结合的就是深化重点协同应用，不断深挖对核心价值有提升的关键点，用户应用水平随着业务的需求而不断提升，从而持续为用户创造价值。
   
    协同办公系统上线后第一件事情就是全员的推广使用，由于员工的年龄层不一，因此其信息化水平差异大，这样全员推进企业的信息化就出现了阻碍，甚至让部分员工对这种新事物产生了恐惧和抵触。面对这样的情况，中邮电和科协都有各自的解决之道。
   
    还是从需求出发，从其关心的核心价值出发。与员工的需求相关度高的，他的兴趣肯定也高，因为这是对其改善其工作有帮助的。从需求迫切的几个点出发，渐进式地推广重点功能应用，便容易被接受和应用。另外，由于的协同办公系统的应用范围广泛，所以注定所有功能不可能全部使用起来。因此要对应用点进行提炼，让重点应用点和价值匹配起来，尽可能简单便捷地使用起来。
   
    简化应用，快速部署是信息时代最重要的，否则因贪大求全，陷入漫长实施的进程，时间的推移会使得系统要求投入资源越来越多，深化应用也就更无从谈起了。
    
     "选用标准化产品，慎做二次开发"
    
    用户在选择协同软件时一般有三种选择：标准化产品，个性化（项目化）开发，产品＋二次开发（局部定制）。
   
    对于大多数组织而言，项目化的成本是比较高的，开发、优化的周期也相对较长，很难进行后续的标准升级，维护成本较高，也很容易因技术人员或供应商的变动而引发风险。产品化＋二次开发的形式对于很多企业来讲也是高成本和高风险的，如果产品化的技术架构不支持模块扩展，那么用户只能以调整架构从而放弃标准升级为代价。为多数用户所接受的是标准化的协同软件产品，它集合了厂商多年积累的客户应用经验，更是设计了由需求流程、概念设计、构架设计、程序代码、测试流程、销售、实施交付、售后服务、升级服务等多种岗位的专业人员协作构成专业系统，可以进行持续的服务与升级，不失为一个好的选择。
   
    虽然产品化存在不能一次满足用户所有细节需求的缺陷，但中邮电姜总却有着不同的体会："二次开发不要轻易去做，其中的开发和维护成本是相当高的。一定要在充分评估二次开发的必要性、业务需求的迫切性和开发维护成本之后慎重决定。现在我们只有一个系统管理员负责日常的系统维护，她毕业不到2年时间，而同时又兼做公司整体的网络维护，实际上也就耗用1/2人的工作量。如果是做二次开发，你就得想想要投入几个人来做了，而且其中的关键人员还不能发生变动，万一出现调整，后面的人根本就接不上手，这就麻烦了。"
   
    姜总谈了在进行产品化选型时的体会，在进行厂商比对或选择时，一定要擦亮眼睛：一是识别清楚是否是真的产品化（这个看厂商的网站就行，没有升级包发布的基本就是李鬼了），二是选择那些内部资源雄厚，流程顺畅，支撑保障机制健全的厂商，否则标准化升级和服务无从谈起。
   
    无论是厂商还是客户，关于协同软件应用经验的探讨仍在继续，关注协同价值，让我们一起努力放大协同软件对于中国组织的管理价值吧！

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