2008-01-23 08:59:57 来源:CIO时代网
华阳集团建成了拥有近200台微机的局域网,24小时与Internet连接,在硬件建设上已初具规模。随着公司的发展,华阳集团对信息化提出了更高的要求——办公自动化。应用目标是在厂内建立局域办公网,实现相关资源共享,网上审批,降低办公费用开支,减少办公设备重复购置,统一厂内信息平台。
反复选型比较,并经过实地案例考察,2004年11月,华阳集团采用用友致远A6协同管理系统。他们的选型理由主要有:此套产品具有足够的通用性,能与华阳集团的实际办公业务完美结合,适应华阳集团的发展变化;产品成熟稳定,系统每天都为全国各行业千余家用户提供服务;有众多生产制造业领域的样板用户;有一支技术过硬,标准化、专业化的金牌服务团队做后盾,无后顾之忧。
华阳集团高层领导对信息化建设高度重视并积极参与,集团上下给予了积极的支持和配合,总经理李国春亲自担任管理信息化小组组长。在项目基本部署完成之前,信息系统部组织了大规模的人员培训,整个培训分为系统管理员、普通使用人员、高层管理人员三个阶段,有力地推进了系统应用。
华阳集团目前注册部门有17个一级部门、13个二级分厂及36家子公司,注册人员共计366人,组织机构模式的设置可完全与实际管理相符,灵活调整部门及人员相关权限的各类变化,从而对人事变化和机构调整做到与实际相呼应。系统关键应用具体包括:
华阳集团内部每日有大量公文流转,如“华阳便字”文、“华阳办字”文、“华阳党字”文等十几种类型公文,全部实现网上收发,最终归入公文档案库存档。以上级来文传阅为例,一个公文要传达到各科室、各分厂、各子公司,以前一次传阅周期少则几天,多则十几天,既影响时效,又浪费人力。系统实施后,传递周期缩短为半个工作日。同时,流转结束后归入到单位文档的公文档案库中保存,方便日后查询。以往公文管理员将纸质公文统一放到档案柜中集中保管,虽然一份文件都不会缺少,可当需要查询就非常麻烦。现在不同了,系统同时支持按标题、紧急程度、机密程度等各类检索,快速定位。
协同管理系统实施前,华阳集团的内部订单、物资日报表、生产计划等各种报表审批需要工人分别跑到财务部门、销售部门、生产管理部门及各个分厂、子公司,既费时又费力,还容易出差错。
协同管理系统实施后,工人不用抱着各种文件再到各部门跑手续,等候领导审批、签字,这些全可以在网上实现。如生产部门,生产多少吨的产品,什么时间安排生产,生产过程中如遇产量变更等,均是通过“协同”完成部门间的沟通。
在生产制造行业里,生产日报表的上报是每天必不可少的一项重要工作。操作流程简单,生产部门填写后打印,送生产主管领导审阅,然后即可存档。工作中纸张浪费严重,生产统计员每天下班前拿着日报表跑到500米外的领导办公室提交很是麻烦。自从应用协同管理系统之后,华阳集团不仅生产日报表在协同文档中管理,仓库库存日报表、质量月报表等报表也都利用协同管理系统来实现。
原来厂里下发的公告、公示,如厂里的厂务公开、比价采购等,原来都是在公告栏中张贴,一遇到刮风、下雨,公告、公示不是被风撕烂就是被雨淋湿,效果很不理想。上了协同管理系统后,再也不必担心刮风下雨了,而且随时随地,即使在家中也可以看,很是便捷。
讨论区已经成了员工与领导沟通的一个桥梁和平台。员工可以将自己的心得体会、工作经验等发表在讨论区中与大家交流、共享,拓展了公司员工的视野,使华阳员工不出厂区就知厂外事、国内事、天下事。这对于华阳的发展无形中起到了厂报等其他舆论工具起不到的作用。
协同管理系统使华阳摆脱了时空限制,在厂区搭建了一间虚拟、共享的网络办公室。现在华阳集团内部很多工作已经离不开协同管理系统,信息化建设与各项业务工作的联系日益紧密。这也正是目前华阳集团全公司上下的共同体会。
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