枫联公司是一家专注于生产休闲服装的企业，它们在自己进行服装产品的设计、开发、并将主要生产环节外包的同时，采取直营零售和发展经销商渠道的形式开拓市场。短短的十几年，企业年销售额就已经达到了10多亿的规模。

    公司在1998年就实施了大型的ERP系统，管理财务、采购、库存和渠道销售过程。然而，这几年来，企业管理者意识到，一方面是在企业产品的市场化经营中，高层关心的国际化运作，多品牌运作模式、利润中心模式使得企业对于产品信息的需求更加精细、针对；另一方面，市场竞争的残酷性也使得企业不能够盲目设计和生产，有效分析势在必行。按照企业高层管理者的规划，公司打算在今年上一个BI系统，提高报表制作和经营分析的工作效率。公司的信息主管张杰被委以此重任，他觉得心里很没底，“目前系统理的数据很混乱，先不说准确性如何？光是编码问题，就让我感到头疼了。”

    首先是产品颜色的问题。同一个款式的产品，往往有多个颜色。现在使用的系统编码规则里，颜色代码就是流水号，一款产品有几个颜色，就按顺序排下去。最先抱怨的，是销售部。产品1YR25468-1里的‘-1’可能是黑色款，产品1WD23402-1的‘-1’就变成了白色款，一不小心就下错了订单、发错了货，搞得代理商非常不满。

    产品设计部门想给下一季的产品策划案定个基调，信息系统里有那么多销售的数据，想做个消费者颜色偏好的统计却做不了，产品颜色编码没有意义没法分析。当张杰想下决心要把颜色编码统一的时候，发现颜色种类太多，想用一套编码来统一，编码方案必须要科学、能满足统计分析需求和业务操作需求，而且必须要预留足够的编码位数；这样一来，产品编码变长了，系统能不能实现不好说，并且这么多业务环节，出错的可能性也增加了。

    去年有一款风衣春季卖得很好，公司决定秋天的时候进行产品再上市。然而，由于原材料成本提高了，风衣的吊牌价从210元提高到了230元，标签也印好了，可是系统因为风衣前后采用了同一个编码，结果报给经销商的价格是原来的210元。当产品部发现这个问题时，经销商已经根据210元的吊牌价折扣订了货、付了订金，再想找经销商追要已经是不可能的了。这部分损失也记在信息部头上。

    产品编码的前几位中，除了款式、事业部的编码信息外，还有三位物料组的信息。物料组就是把产品按照功能分了大类，然而公司的产品线越来越丰富，原来的物料组编码已经不满足现在的业务需要了，原来预留的“其他类”里面已经看不出大类、小类的层次，基本上成了流水号。

    当初物料组编码规则考虑的管理方便、可以用于报表分析的作用，也就无法实现了。随着市场竞争的加剧，公司的产品开发和市场拓展考虑的因素越来越多。产品除了按传统的功能分类外，年龄、性别、风格、季节、节日、流行样式……越来越多的分类维度被业务部门要求加入到产品编码中，便于进行市场统计分析和管理决策。是不是都要加到编码中？要加多少才算完整了？张杰一想到这个问题就头疼。

    张杰发现，不单单是产品编码问题，对于其他重要的基础数据实体，比如客户、供应商、原材料等等，可能作为产品的一种重要的属性，这些数据实体都和产品有着密切的联系。在调整产品编码的同时，需要同时调整企业主要的基础数据编码，才能从根本上解决目前编码混乱的问题，做到数据标准化。

    编码方案中涉及到的各种管理和经营问题， 面对编码问题，张杰有些无从下手。

    不能忽视编码管理这个基础（师少辉 北京北开电气股份有限公司 IT部部长）

    随着信息技术的飞速的发展，IT设备、信息化系统已经渗透到我们生活的每一个方面，企业也是一样。在成长型企业，企业业务稳步发展，信息系统规范企业管理和流程，帮助企业解决问题实现高效、科学管理；在扩张型企业，企业业务成倍增长，信息系统是业务扩张的支撑，保障企业快速良性发展。

    信息系统应用越来越广、重要性越来越高，人们的视点往往放在财务、采购、库存等业务的应用上，却忽视了编码管理这个基础工作的重要性，给企业后期管理和数据应用埋下隐患，也使系统应用效果大大降低。下面让我们回过头来看看编码如何有效管理。

    编码应用广泛

    在案例是提到了产品编码、客户编码、供应商和原材料编码是我们最常用的编码，在应用系统中，编码无处不在，除了上面提到的，还有人员编码、权限编码、部门编码、岗位编码、单据编码等等，系统中少说也有数百种编码，这么多的编码要管理好、使用好必须先规划好。

    编码的原则

    我们常提到编码要有原则，有简单性原则、分类性原则、扩展性原则、完整性原则、唯一性原则、可用性原则、兼容性原则等，好的编码一定要符合以上的原则。

    简单性原则：编码一般由字母和数字组成，位数越短，使用起来越方便，所以尽可能在满足应用的前提下将编码位数缩短，一般不超过10位；

    分类性原则：一般编码由表示特定对象类别的类码加流水码产生，这样编码应用起来更直观；

    扩展性原则：编码要保留必要的扩展空间，在适应未来应用的需要，这个可能和简单性原则相矛盾，重要的是要把握好一个度；

    唯一性原则：这个是编码的最基本的要求，一物一码必须做到；

    可用性原则：编码中一般不用字母“i”和”O”，因为它和数字的1和0可能混乱，造成编码的可用性降低。

    编码的管理

    1、编码规划

    在编码原则是我们提到编码的类别码，一般分为大类中类和小类码，一般控制在三个层次，每个类码不超来两位。后面加上流水码，根据实际需要，预留相应的位数。

    在案例中：业务部门要求除传统的功能分类外，还要将年龄、性别、风格、季节、节日、流行样式等分类维度加入到产品编码。我想问一问，产品编码是什么，是产品信息的全部吗？如果是，只要一个产品编码就够了，还要产品的属性信息干什么？产品编码就是确定产品唯一性的编码，能显示类别信息更好，不能显示也没关系，做到一物一码就行，其它多维度的分类信息放在产品属性里就可以，进行后期的多维分析也不会受到影响。案例中，在产品属性中加上颜色属性，将颜色信息科学统一的编码，便于日后统计分析，产品编码1WD23402-1，最后的-1、-2表示同一款服装有几种颜色款式，不再代表具体颜色。

    2、编码的建立

    编码规划好了，更重要的是用好。有的信息系统有编码管理系统，确定了类别信息后，由系统自动产生编码，保障了类码的准确性和流水码的连贯性。

    编码管理工作最好由专门的机构负责，在建立新编码时一定遵循编码规则进行编制，必须确认物料在系统中是否存在，确认没有才能填加，力争做到一物一码，这个工作只能通过编码管理制度、加强工作人员责任心和增加校核机制来提高质量。

    很多企业存在多套信息管理系统，多套编码规则，不同系统使用不用的编码规则，这是增加企业管理成本、制约企业信息利用、使用效果不突出的重要因素。有条件的企业可以利用信息技术做系统的整合，编码规则统一，编码管理统一，编码和其它基础数据在一个系统产生，多系统共同应用。做不到整合的，确定统一的编码规则，由一个系统产生编码，其它系统直接应用，使物料编码在多系统中都一样或有明确的对应关系，以利于多系统的数据分析和利用。

    3、编码的维护

    一物一码说起来很简单，但真正做到位却是很难，尤其是物料增加频繁的企业。这需要定期对系统中存在的编码进行分析，发现重复编码，即一物多码，必须及时进行合并，并且停用多余的编码；对于一码多物，必须先核实库存，再建立新编码，进行库存的分离。这些操作都很复杂，可能还会造成企业数据分析不准确，对于多系统未整合的操作更加困难，应尽可能加强过程控制，减少这些事件的产生。

    4、编码的修改

    编码的修改应当是编码维护的一个部份，这里将它单独进行说明是突出它的重要性。很多系统不允许编码的修改，因为编码是物料的唯一标识，在信息系统中一旦应用，如采购计划、采购合同、仓存系统等到处都包含了它的信息，一旦修改将丢失数据的对应关系，造成严重的数据问题。

    在实际工作中能找出一堆修改编码的理由，需要与信息系统之间的矛盾难道不可调和吗？当然不是，有的系统，将物料的ID作为物料的唯一标识，与其它业务相关的数据关系全部通过物料ID来对应，物料编码实际上成了物料的一个属性，当然也是不允许重复的，在需要进行编码修改时，修改编码对系统没有任何的影响，这样就将我们“苛刻”的需求完美地实现了。

    物料信息维护必须及时规范

    在案例中，由于原材料上涨，风衣的价格由春季的210元涨到秋季的230元，价格信息是产品属性中重要属性之一，发生变化，必须及时调整，否则就会给企业造成重大的经济损失。

    物料关键信息关系到企业的经营业绩，所以对物料关键信息的管理必须规范，它可能涉用到多个部门的信息勾通，要有规范的流程。信息部门负责信息的维护很重要，但相关部门发现产品属性信息有变化需要调整，通过团队决策调整到多少更加重要。

    回到案例，采购部门最先获知原材料上涨，采购部门通报给财务部门和信息部门，经过测算原材料上涨导致产品价格由210元涨到230元，这时调整产品价格是会出问题的，还要经过市场部门和财务或相关部门分析，产品价格上涨对产品的市场销售影响有多少？同行业的相关产品价格变化如何？原材料在未来近期和长期的价格趋势如何等因素必须都要考虑，考虑了上面的因素我们可能将价格定在220元，以满足产品的市场竞争力；也可能定在240元，以保障近期原材料还要上涨的成本需要，这里有公司产品竞争策略在里面，不是一个信息部门就能决定的事。

    编码管理这个基础性的工作，是漂亮的高楼大厦的基石，同样需要关注，需要有制度的保障、操作的规范和敬业的管理团队，让我们从小处着手，从基础做起，加强勾通，让信息化系统为企业更快更好发展服好务！

    理顺编码为系统插上翅膀（裴丽华 常州依维柯客车有限公司 信息中心主任）

    在信息化已经深入应用到企业各个管理领域的今天，物料编码的作用与重要性已毋庸置疑。在实施信息化的初期，很多企业可能还不会意识到编码对信息系统，以及企业的日常管理会有多么重要的影响。

    当信息化系统真正逐渐取代日常的手工操作，在企业中变得举足轻重时，编码系统的合理性、可操作性、正确性等，决定了信息化系统的成功与否。由此，案例中枫联公司所遇到的问题，就显得很有代表性。

    编码的问题，的确是一个令人头疼的问题。它似乎看起来很简单，只是用一个编码来代表一个物料，就如人名一般，似乎随手可以找来一个。可是，正如现在很多的年轻父母为了给孩子取个名而绞尽脑汁，甚至孩子出生后很久都没有想出合适的名字。

    很多企业在信息化项目已经实施到大半时，编码的规划还没有完全定稿，不是这个部门不予认同，就是那个部门又提出了新的要求。更多的是，在系统实施几年后，以前的物料编码越来越无法适应快速发展的企业需要，问题就会变得日益迫切。

    如何很好地解决编码的问题，首先我们从物料编码的原则来谈起：

    物料编码的原则

    1．唯一性：物料编码是计算机系统对物料的惟一识别代码。它用一组代码来代表一种物料。物料编码必须是惟一的，也就是说，同一种物料只能对应一个编码，同一编码只能代表一个物料，绝不能出现一个物料多个编码，或多个物料的情况。

    这个原则，看起来十分易于做到，对于信息系统而言，它不会接受重复编码。可是，在实际应用过程中，很多的时候我们却无法遵循此原则，或者说，不知道该如何执行这个原则。比如说，有些公司，不同的部门都可以创建新物料编码，这样，很容易就出现同一种物料有不同的物料编码。明明系统中已经有此物料，由于人员的变动，新来的员工不熟悉物料编码系统，然后对于同一物料创建新的编码等。另外，有些公司，对于同种物料，不同的供应商提供，不同的包装单位，会给予不同的物料编码。笔者认为，无此必要，我们可以通过批次控制，通过包装单位转换系数的设置，通过对采购订单的跟踪等实现这些功能，根本无须建立新的物料编码。原则是，对于生产领用是同一种物料，编码也应是唯一。

    2．规则性：编码应当是按照一定的编码原则编制出来的，并配合对描述进行规范，而不是随心所欲，经常更换。它不一定要求一看到编码就知道是哪种物料，但应当做到大概能够识别出该物料是属于哪一类的物料等。

    3．可使用性：编码的长度应在6-20之间，不宜过长，否则既不易识别记忆，又很容易在使用过程中造成不必要的错误。

    4．可扩展性：编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。

    另外，物料编码的制定，还应遵循一些通用性，可读性，效率性，综合性，兼容性等原则。对于不同的公司，有不同的需求，所以物料编码原则的制定，也要根据公司自己的实际情况，编制出切实可行的编码原则。

    笔者在此，通过此案例，加上一些实施经验，来具体谈以下观点：

    把握顺序编码和赋义编码之间的度。

    很多有软件开发背景的信息主管，都会建议给物料一种简单的，无任何意义的流水编码。在他们认为，物料编码只是对物料的一个代码，很多的描述与属性，可以在其他的一些字段中体现出来，所以无须对物料编码给予特别明确的意义。它也许很科学，但不好用。

    从绝大部分的企业管理人员看来，必须对编码赋于一定含义，使得在使用过程中，可以一目了然地知道物料的意义，属性，配置等。

    笔者认为，要在这两者之间把握好度。顺序编码通常不切实际，那么，如何对编码赋义，赋多少义，又是一门学问。

    在案例中，枫联公司由于业务发展的需要，想把年龄、性别、风格、季节、节日、流行样式等分类维度放入到产品编码中，实在是有些可笑，并且毫无意义的。对于这种要求，我们可以仔细分析一下原因，如果是为了便于市场统计分析，那么这些内容完全可以在物料的属性，订单的分类，客户群的划分，订单的时间范围选择等方面来定义。这些分类维度如果加入到产品编码中，不便不利于进行市场分析，还会造成十分的混乱，也不具有可扩展性，可管理性。

    要知道，产品编码只是一个编码，可不是包括了产品所有的属性。有了信息系统，我们可以轻松地从产品编码去得到所有的具体信息。案例中提及的产品吊牌价格的问题，完全与产品编码无关。这只要在产品价格上设立有效时间，冻结原来的价格210元，启用新价230元，就完全可以避免此问题了。

    不能任意更改编码

    在案例中，枫联公司把产品颜色放入编码中。考虑到颜色对于服装公司来说，是一个重要的属性，此想法具有意义。但是，一旦将颜色属性放入编码，所有的物料编码就必须严格遵循这个原则，不应该跟着产品的不同而改变此意义，更不能把流水号和赋义编码混为一谈，这是编码的大忌。所以枫联公司在产品颜色上，才会造成如此的混乱。建议信息主管张杰建立起色卡，编上编码，发至各个相关的部门。比如说，-01是白色，-02是灰白，-99是黑色，这样，既科学又实用，对应唯一，任何人使用都不会出错了。

    集思广义，有所取舍

    编码是个涉及到公司上下各部门的基础数据，涉及到各种管理和经营问题。一个信息部主管是不可能靠一个人的智慧来解决好这个问题的。所以，作为信息主管张杰，应该组织各个部门一起策划全公司的物料编码，集思广义，了解公司的产品类别，了解各部门的管理需求，了解公司今后的发展规划。这样，对这些类别、需求进行分类，分析，拿出编码方案的初稿。然后再把这个初稿发至各个部门再讨论可行性，由此找到一个经过大家认可的方案。

    最后，要妥协，要懂得取舍，好的编码方案应该是简单的，易用的。一味追求大而全，结果预留了太大的空间，但又浪费了太多的资源。千万不要陷入每种规格参数都要一目了然的胡同里，别忘了，我们还有描述，还有物料类别等很多属性可以在信息系统中表现。

    编码的改动与升级

    编码原则一旦规划好，原则上不能再变更，特别是上了信息化系统后，所有的物料编码都已经有历史纪录，无法再删除。对于此案例中枫联公司的情况，公司打算上BI系统，笔者考虑有两个解决方案。

    一是，重新规划编码，完善编码原则，加入新的需求。不过，所有的新的编码只是应用于新的产品。对于老的编码，不去更改。

    二是，对于老的编码中不合理的地方，比如颜色代码的问题，可以考虑移植到新的正确的编码体系。不过此工作很复杂，要考虑纪录两者的转换关系，结转当前的未结订单，转换库存，启用新代码，冻结旧代码等。如何选择，要看数据量的大小，和当前产品对于企业未来发展的重要性的影响。

    总之，编码可以说是没有特别明确的意义。可是，在日常的企业管理中，我们又时时需要它，它是企业中一种现存的资源。对于如何编码是个仁者见仁，智者见智的问题，笔者的观点，但愿能给张杰、给枫联公司和同样有些困惑的企业一些启示和帮助。  

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