A公司是某国内领先的房地产企业，A公司的某事业部的经理，同时管理着4个房地产开发项目，一个处在拿地阶段，两个处在施工阶段，一个处在销售阶段。这几个项目都经常会出现一些突发的，很紧急的事件，需要立即请示上级领导来拍板决策，于是马上打电话给老总的秘书，约定会议时间。秘书回答说老总的安排已经满了，没有办法安排会议时间。于是一次又一次的电话预约，但是总是约不上老总们的时间。可以想象，整个房地产企业同时有二十几个房地产开发项目在运作，领导们的日常被一个个的会议塞的满满的，哪里还有时间来处理所有二十几个项目的突发事件？

    在A公司中这样的情景比比皆是：

    会议的组织者为了一个月度总经理办公会，提前十多天就开始准备了，确定会议议题，和与会者确认需要提交的上会资料，然后不停的打电话和每个与会者沟通，确认会议时间。忙活了一上午，好不容易把会议时间给定下来了。下午，某个老总的秘书打来电话，通知老总临时有事不能在原定时间参加月度总经理办公会，要求提前或推迟会议时间。会议的组织者又接着忙开了，不停的打电话逐一的和其他与会者沟通，更改会议时间。为了组织一次会议，常常要花费几天的时间来确定会议时间，会议时间一改再改，会议组织者苦不堪言。

    会议结束了，众人离席。谁来监督会议决议是否执行了呢？下次开会还是一次次的碰到同样的问题，会议的决议没有人跟踪落实。

    近几年，房地产行业的飞速发展造就了一大批优秀的房地产企业，一个房地产企业同时有十几个，甚至几十个项目同时进行，已经是司空见惯的事情了。以前，一个老总同时管着好几个项目，问题不大，现如今，一个老总同时管理十几个项目，怎样才能管的过来呢？

    企业中职务越高的人，往往开会时间占总工作时间的比例越大，许多重要决策都需要高层参加，然而高层时间是宝贵的资源。据统计，企业高层大约有80％的时间在开会，老总们觉得自己整天都陷在无尽的会议中，脱不开身，留给自己单独思考的时间少之又少，自己的行程安排经常被一些临时性的会议打乱，真是非常痛苦。

    提高房地产企业高层管理者的会议决策效率，不能依靠个人层面的沟通技巧，而是将会议安排与管理流程、战略决策、业务决策结合起来，形成房地产企业有规律的决策节拍。

    会议管理是A公司精细化管理的需求

    房地产企业在经过快速扩张的阶段后，开始重视企业内部的管理，逐步由粗放式管理向精细化管理转变，以此来提升自身的管理水平和运营效率，应对日益激烈的市场竞争。房地产会议管理项目以房地产企业会议的视角作为切入点，深入挖掘企业内部有待提高的管理问题，帮助企业提升效率。

    站在企业全局的高度，我们应该思考：管理者会议应当开哪些会？管理者在重要决策事项上如何协同工作？每一类会议的定位、类型、主要议题、参与者决定了会议本身是否存在。对于业务运作中的重大议题，管理者在时间上的协同和工作计划的同步，可以提高企业的整体决策效率。

    企业的会议管理包含两个个层次的内容。一是企业会议体系的梳理。二是单个会议效率的提升。会议体系的梳理要明确所有经理层以上人员参加的会议，这些会议之间的逻辑关系，以及每个会议的定位、主要参与人、召开时间、主要议题和上会需要准备的资料等。单个会议效率的提升需要每个与会者共同的努力，企业要营造一种高效的会议文化，并通过确定会议规则来约束个人行为。

    三步走实现A公司会议管理系统

    1、 会议体系和流程的梳理

    在建设会议管理系统之前，要全面梳理企业的会议体系，并收集足够的数据为系统上线做准备。

    会议的分类

    一般来说，从会议产生的动因来看：决策规律的不同，引发不同的管理会议类型。会议是企业决策的一种方式，决策的类型决定了会议的类型。决策有三种触发方式：时间触发、流程触发和事件触发，分别对应三种会议类型：时间触发的会议、流程触发的会议和事件触发的会议。

    1、房地产企业的会议金字塔

    A公司所属的行业为房地产行业，A公司会议带有明显的行业特色，管理层参加的会议可分为战略会议、经营管理会议和项目运营会议。其中战略会议数量少，但对公司的价值大，决定了公司整体发展的方向。经营管理会议按周期性展开，处理公司日常运营，解决公司重大问题。项目运营会议数量最多，是项目开发流程触发的一系列项目运营会议，是把控项目开发节奏、提升项目管理效率和决策效率的有利工具。三类会议形成了金字塔结构，
    2、 会议管理系统的需求分析

    A企业会议管理系统主要解决的是企业会议效率的问题，达到提高与会者工作效率的目的。充分详细的需求分析，为会议系统的实现奠定了坚实的基础。

    3、 和房地产企业其他系统的集成

     考虑到会议管理系统肯定不能是孤立的系统，必须和企业其他信息系统集成，充分利用已有资源，会议管理系统同时和企业门户系统、OUTLOOK、MSN、文档管理系统、项目管理系统等集成。

    会议管理系统给A企业带来的变化

    通过IT手段可以将A公司的会议管理的思想固化在流程里，从而提高会议管理的效率。

    会议管理系统以会议进行的流程和员工个人日程安排为核心，建设覆盖整个会议始终的信息管理系统，以满足整个企业对会议管理的要求，为提高会议管理效率提供专业工具和手段。

    A公司会议管理系统的给企业带来的变化体现在一下几个方面：

    1、通过会议体系的梳理，优化高层会议时间，提高个人工作效率。

    通过梳理A公司的管理层人员的会议，可以绘制出个人，甚至整个公司的全年会议地图，高层之间的工作同步展开，节拍性的工作，极大的优化了高层的会议时间，提高个人工作效率。A公司的项目事业部经理再也不用为找不到高层领导决策而发愁，在项目的关键点有专人组织召开项目里程碑会议。

    2、共享个人日程及会议时间安排，提高工作的计划性。

    A公司所有员工，包括高层的个人日程及会议时间安排共享，在安排工作的时候，可以参考他人的工作时间安排，提高个人工作的计划性。A公司的项目事业部经理可以明确什么时间段领导的时间是空闲的，以便安排好自己的工作。

    3、 有效降低会议组织者安排会议难度，提高组织会议效率。

    A公司的会议的组织者通过会议管理系统，可以方便快捷的发起会议，不用再为组织会议而绞尽脑汁。

    传统的会议发起流程，要求会议组织者反复通过电话、邮件或面谈方式，逐一的和与会人员确认会议时间。会议管理系统中，通过关键参与人占用时间检查，极大的减少了会议组织者和与会人员在确定会议时间上的沟通成本，提高了发起会议的效率。这要求每一个与会者都开放自己的OUTLOOK日程安排，并把自己已经确定的日程安排及时的录入OUTLOOK。

    在成功的发起会议后，会议管理系统自动向所有与会人员发送邮件通知参会信息。参会信息包括会议的时间、地点、会议名称、会议主题、会议议题、参与人、汇报人、参与人需要准备的上会资料、何时提交上会资料等信息，免去了手工发送会议通知的繁琐。

    在会议管理系统中，可以事先预置会议模板。在发起会议时，只要选中相应的会议模板，系统自动生成诸如会议名称、会议主题、会议议题、参与人、汇报人、上会资料等会议信息，组织者能够快速发起会议。

    4、充分共享会议信息。

    与会者可以提前上传会议资料到会议管理系统中，会议决议负责人也可以把决议的执行情况上传到会议管理系统中，实现会议信息的共享。

    5、详细提供会议统计报表。

    这些统计报表反映的数据，为管理者提供了一个很好的决策依据。

    通过A公司会议管理系统，有利于提高会议的透明性、计划性，帮助企业调整、跟踪会议，支撑企业在规模不断扩大条件下的稳定运营。

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