经常有人问我，他们企业想采购图文档管理系统，通过百度后发现，有人报价一套几千块，或者几百元一个站点，也有人报价几千元一个站点，而有些甚至要几十万、上百万一个项目。为此差别这么大，他们无从下手了，迷茫彷徨。图文档管理软件种类繁多，但是外变不离其宗，图文档软件主要来自两个体系。

    一个是来自于ISO文控体系，平时叫图文档系统或文档管理系统，同时也叫知识管理软件或内容管理软件，主要应用办公团队，一般简称ECM系统。代表品牌为上海易道edoc2、北京德雅、上海开始、北京多可、广州易度等。

    一个来自制造业PLMPDM体系，属于PLM的简化版本，平时也叫图文档系统、图纸管理软件，但是不会叫文档管理系统，主要应用于制造业技术部门，一般简称为EDM系统。代表品牌为金蝶普维、上海思谱、广州三品、北京CAXA、北京清软英泰、苏州浩辰等。

    两个系统非常类似，我比喻就像柿子和番茄，外表很像！管理对象也很接近，面对各类文件，包括文档、图片等各类企业内容资料。功能也很接近，无非是文件分类、权限分配、文件版本、流程等。证实这种类似，导致很多采购经理选型时无法弄清楚他们的区别。

    但两大系统却是针对完全不同的企业职能部门。ECM系统主要应用于办公团队的资料管理，而EDM系统主要应用于技术研发部门。两个系统没有谁强谁弱，完全是适合不能职能应用，我通过下面篇幅细细讲述两者之间的差别。

    1：生命周期概念的差别，ECM系统，一般没有文件生命周期的概念，办公团队只要实现文档集中存储和协同共享就基本可以了。而EDM系统因为源自PLM系统，所以比较强调图纸的生命周期，就是图纸新建、修改、变更、废止都要完整保存轨迹。原则上图纸最终不是被删除的，而是被废止了，废止的图纸不做生产，但是仍然要保留，以备日后查询。

    EDM系统往往将文件分成工作区和归档区，工作区的文件指文件正在设计，未定稿，所以不能作为生产的依据。如果生产部门拿工作区的文件作为生产依据，后则要自己承担。只有归档区的文件，是生产的图纸依据。而ECM系统则没有如此严格的界限，大部分文档不做归档，更不能应用于生产，办公文件一般实时在用，极少数文件归档是为了防止修改。

    2：管理对象不同，导致不同的技术要求ECM系统和EDM系统都是管理企业内部资料，但细究下去，ECM系统主要面对是WORD 、__execL、PPT、JPG图片等办公团队常见的应用软件。而EDM系统除了要面对常见办公软件外，更重要是管理CAD、PRO/E、Solidworks、UG等专业的二三维设计软件，管理对象不同导致技术处理很大不同。

    比如说三维软件，当我要打开总装图的时候，自动调用零件图，并一起打开。这个在技术上处理很难，只有比较优秀的EDM系统才具备这个功能，而办公团队不会用到三维CAD,所以ECM系统也根本没有这样的功能。又比如文件预览问题，ECM系统整合的浏览器一般并不能浏览CAD文件，或仅支持浏览二维CAD，并不能支持浏览三维CAD文件，而EDM系统整合的浏览器一般都要求对二三维CAD都有良好的兼容性。

    3：严谨程度不同，导致功能上的差异办公部门对文件严谨性远低技术部门，办公团队需要是高效协同，相对来说不如拿着图纸要生产的技术部门的严谨。我们举几个例子给您分析。

    比如版本管理，ECM系统的版本管理一般来说就是简单的修改一次，产生一个版本。一般来说如果你发现自己修改错误了，就导出上个版本文件，覆盖一次就可以了。而EDM系统的版本管理则分大版本和小版本区分，如果图纸在工作状态下进行升版，产生是小版本，比如1.1,升到1.2或A.1升到A.2。如果该图纸已经归档，那进行修改就是变更大升版，比如是1.2升到2.0,或A.3升到B.1。同时如果你发现版本改错了，你就要把原先的版本置为当前，完整保留了修改错误这一情况，同时改回去要填写过程和理由。

    比如归档管理，ECM系统的归档管理，一般直接归档就行，而EDM系统的归档一般要求至少1人发起，1人审核才能实现文件归档。而归档后的文件，如果ECM系统可以直接取消归档后，然后可以直接修改。而EDM系统则要求必须走变更流程，同样是1个人发起修改，另外1个人审核，最后变更完成。EDM系统要求所有图纸的变更必须说明理由、变更的内容等，还可以做圈阅和图纸比对。相比之下，ECM要简单随意很多。

    比如权限管理，ECM系统往往简单浏览、修改、归档、下载四五种权限，而EDM系统则会细化可见、浏览、复制、剪切、删除、归档、变更、废止、导出、授权等十几种权限。显然EDM系统针对技术部门更细化。而有些EDM系统更是考虑到权限各种可能性，比如把权限来源分成初始权限、经过权限、继承权限、定义权限；可对目录定义权限，也可对文件定权限。可以父文件夹不可查看，而子文件夹又可查看。而ECM系统一般不会做的那么细，实际上办公部门也没有必要这么细。

    4：软件架构不同，ECM以BS为主，EDM以CS为主，国内ECM系统发展是近四五年的事情，而近年来开始流行起BS架构（服务器、网页模式），所以绝大多数ECM系统采用相对比较新潮的BS架构，BS架构有很多优势，方便、不需要安装等等。

    国内EDM系统则来源自PDMPLM体系，开发开始要长很多，很多软件已经成型十几年，所以一般EDM系统会采用变焦传统的CS架构（服务器、客户端模式），同时要考虑到跟加密软件、传统ERP做整合，也采用整合门槛较低的CS架构。但是也不是绝对，目前国际的高端的PLM系统已经采用BS架构。

    5：升级方向不同，ECM方向是行政办公，EDM是研发全程管理EDM系统，实际上是阉割掉PLMPDM体系中最核心的产品结构模块和实施难度最大项目管理模块。PLMPDM系统是结构化的数据管理系统，二三维CAD图纸围绕是以产品树状结构进行组织。而没了产品结构后的EDM系统， EDM系统跟ECM系统一样，都是非结构化的数据管理，就是用普通的文件夹方式保存。但是两者后续升级和可拓展性却完全不同。

    对于ECM系统来说，文档管理完毕后，系统要在拓展，主要就集中在OA、人事、BPM等方面了，主要方向还是行政办公方向。

    对于EDM系统来说，企业暂时上了低版本的EDM系统，等机会成熟，还是要升级到PDMPLM系统，最终将非结构化的图纸数据，转换为以BOM产品结构树进行组织，这样可以快速生成物料清单BOM，并有复杂的借用关系和严谨的变更流程，同时建立标准物料库，进行标准件和通用件的快速选配，并进一步增加项目管理模块，对研发和生产进行更为严格的项目化管控。

    6：工作流模块，EDM系统要比ECM系统复杂和强大。中小企业办公团队，文档管理工作流相对简单很多，所以常见的ECM系统的工作流模块相对EDM系统来说，会比较弱一些，甚至某些低版本ECM系统没有工作流模块。

    而技术部门的图纸管理，对工作流的要求相对高一些，基本都严格按照流程归档、变更、发放，涉及到审批人、审批条件、动态用户、邮件通知等等功能。所有的流程对要求自定义。导致EDM系统的工作流系统要完善很多。

    当然针对一些大型企业ECM系统，流程也可以做的非常复杂和强大。但是我们不能拿大集团用的ECM跟中小企业用的EDM对比工作流。我可以说同为中小企业服务ECM系统和EDM系统，那EDM的工作流可能就强大很多。

    都叫图文档管理系统的ECM和EDM，但其应用方向和功能存在巨大差异。

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