0 引言

    本文介绍了OA的流程的优化、其设计思路与发展方向，对大型企业办公现状和办公需求进行了详细调研，并以公文流转为核心，分析了原发文流转的业务流程，找出其存在的主要问题，并根据实际情况提出了以需求为主导的业务流程的优化方法及优化结果，给出了切实可行的解决方案。

    优化流程后的办公系统已经在很多地方部署运行，用户反映该系统运行正常，业务运转符合实际并且实现了的信息数据的共享和网络化管理，各项系统功能指标达到了预期目标。

    1 办公自动化系统应用现状

    现如今很多大型企业自身现代化管理的需求，办公自动化系统越来越体现出其重要性，从技术和管理的角度出发，发展深度使用办公自动化系统已是必然趋势。但所运行的系统普遍存在很多问题，特别是在流程制定方面只是把实际办公流程信息化，没考虑到公文流程的优化；由于人为拖沓的习惯也让高效的公文流程不能按时得到处理，冗余重复的流程让不熟练的员工无从下手，影响企业生产经营的整体效率；或者系统设定多种复杂流程让运行环境不稳定，也让员工重复繁琐操作流程造成抵触电子办公的情绪。

    本文主要分享一下对于大型企业的OA办公自动化流程的优化经验。

    2 办公自动化系统普遍问题分析与解决

    要解决好上述几个普遍问题，需要梳理详细的办公业务流程，制定出主线流程，即从起草环节开始至最终发文环节的一系列固定节点，通过用户权限的设定明确对应的上下级关系，从而达到自动判断下一步工作对应人员的功能，优化过的公文运行流程加之短信和邮件等辅助手段的提醒，最终实现整体效率的提高。

    3 办公流程详细分析与设计

    3.1 设计思路

    作者选取大型企业的办公自动化为背景，是因为大型企业的内部机构较为完整，而使用电子公文后是否能做到高效、安全、准确的运转成为企业管理和机关高效运行的根本，而其因为机构众多，很容易陷入电子公文流程照搬现实公文而造成多套文种多套流程，造成使用不便，而对于大型企业人员效率虽然不可控，但它却决定了电子公文实际办理效率。

    3.2 OA系统的通用流程设定是优化的基础

    本文希望通过深入的探讨能让大家看到作为企业，不需要为不同类型的公文单独建立流程。根据现实的公文运转，总结精炼出来一套循环闭环的工作流程。以下为三个最为重要的公文运转流程，见图1—图3。

   
    图1 发文流程图

   
    图2 收文流程图

    图3 签报流程图

[page]    以上三个图应该说很多大型企业或者政府机关都可以借鉴，作为基础的公文办公流程，读者能清楚地看到，任何一个流程都是闭环的，可复选的流程。换句话来说就是主线固定，支线灵活的流程，这样就解决了企业机关等使用电子公文时为不同文种设置不各种繁多的流程的问题。

    4 延迟办理原则的设定与实现

    我们设置的延迟办理自动通知功能可以达到催办公文，督促员工办公效率的目的。以下是功能的设计原则：

    （1）由于设定了主线流程，所以可以有逻辑的自动判断出上下级关系，以及前后流程的顺序，我们设计的延迟办理自动跳转功能，首先限定每个关键环节的定额时间。如表1所示。

    表1 限定关键环节的定额时间

   
    （2）当每个环节处理时限快到期的时候，可用短信或者邮件的方式加以提醒，之后如果相关人员还未处理文件或未给出任何意见，此文件将自动跳转到下一环节并标注为上一处理人未办理状态。简单来说就是让员工的延迟办理行为，告知下一环节或相对应的领导人，可以通俗理解为用电脑自动告状系统，因为实际管理之中靠人监督办文的时效性很难，而办公公文的效率影响着整个企业的效率，是大型企业最需要提高的部分，而做在系统中之后，应告之所有员工此功能的触发模式，会让每一位员工自身的能动性发挥作用，从主观上按时保质的完成公文的办理。

    （3）如果因为特殊原因无法办理公文，则可以设计不同的功能实现延迟办理。例如：申请延迟办理、授权其他人办理等等，也可辅助使用移动办公系统让员工随时随地处理公文，真正提高企业效率。

    5 实际使用效果与反馈

    客观上，由于使用的是一套通用的流程。对于员工处理各种文件可以通过此流程中的不同选择去完成，大大降低了运维的工作量与新员工入手的难度，而以前的电子化办公就是单纯的改变员工的纸质方式，而让他们适应新的电子公文，没有实际的效率和优势的体现，使得OA办公自动化系统是大型企业文件流转的负担，增加全面推广的难度。

    6 结束语

    优化之后的流程，不仅从企业效率的角度得到了大幅度的提高，对于员工来说简化了工作流程，增加使用电子公文的积极性，让OA办公系统真的实现企业员工双赢的局面是未来企业进步的必经之路。本文探讨的系统开发过程遇到的一些具体问题，还需相应的解决办法，我们设计的系统已经进行了详细而全面的测试，在很多大型企业与政府机关都总结了设计开发及使用情况，总体反应良好。

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