哈尔滨医药公司背景状况

   1、 医药行业的领头雁
    哈尔滨市医药公司(以下简称哈医药)是哈尔滨医药集团公司下属的大型医药商业企业之一，下设三十余家零售连锁店。公司主营中西药品、医疗器械、化学试剂、玻璃仪器等八大类医药商品，达8000余种、15000多个品规、年销售额达5亿元，销售额、利税等指标居全省之首，在全国同行业中居上游水平，公司荣获国家药品监督管理局企业管理先进奖、效益型先进企业称号。
    1996年公司通过了国家药品监督管理局《医药商品质量管理规范》（GSP）达标验收，是东北三省首家通过《GSP》达标认证的医药商业企业。
    公司经过短短几年的飞速发展，一跃成为黑龙江省乃至全国医药行业的排头兵，如此喜人的业绩足以证明以总经理为中心的高层领导班子的先进的管理水平及对市场敏锐的洞察力和把握能力。面对 新一轮的企业管理的革新，公司领导更不敢怠慢，深知信息技术与企业管理的融合是时代的必然趋势，所以，哈医药早就借助计算机这一现代化的技术工具来进一步加强企业的管理，迎合市场更快发展的需要，使公司的管理水平迈上一个个新的台阶，逐步走向现代化、国际化。
    2、 哈医药管理系统的发展历史 
    哈医药注重精于主业、优化副业、发展规模经济。随着哈医药规模的不断扩大，经营方式的多样化，企业管理也越来越复杂。面对日益蓬勃壮大的业务发展变化，哈医药的领导强烈地意识到传统的管理方式已不能完全适应市场竟争中超常规的发展变化，企业必须在管理上跃上一个更新的台阶，才能保持自身在同行业中龙头地位。为了更适应市场和保持同行业中的竟争优势，早在1991年就着手启动一项信息管理的革新，以提高自身的管理能力和信息流动能力。
    1998年以前，各分药店尚处于分散经营的状态下。存在着重复进货、进货费用成本偏高、财务管理不够细致等问题。虽然有了一定的影响力，但整体上缺乏统一的管理。鉴于以上现实情况并针对严峻的市场竟争局面，哈医药的领导层通过审慎细致的考虑，毅然决定推出了连锁经营的低成本扩张战略，在所属30多家药店中成功地实施了连锁经营，在管理上实行统一购进、统一配送、统一核算、统一价格等十统一。强化了企业的规模经营和集约化管理，为全国各地在本地实现总代总销。应该说，基本从管理上找到了一个适合企业发展的道路，但同时由于将原本没有的配送业务集中到采配中心，取消了连销分店的进货权，以原来主营批发业务的药品批发部改为采配中心，从业务上大大增加了采配中心处理的信息量，再以手工的方法已经无法实现对细微之处的管理，必须借助计算机强大的功能来促进管理思想的进一步实现。
    哈医药实施应用系统，基本上采用如下两种模式：
    1） 自行开发
　　从1991年起，针对企业实际情况进行研制开发，但从设计到实施、维护存在着严重的问题。首先，设计之初，无法将管理机制和将来可能需求充分考虑到，在使用过程中，逐步陷入修改-运行-再修改的怪圈而不能自拨；其次，由于设计开发人员的变动，致使维护得不到保障，该系统最终遭到遗弃。
    2） 购买通用软件
　　当自行开发的系统遭淘汰后，就购买了一套NOVEL网的业务管理系统。但它仅对库存及
开票进行控制，缺乏连锁配送的支持，因此，此系统处于名存实亡的状态。
    3） 对新业务系统的要求
　　鉴于连锁配送业务的要求，哈医药对业务系统提出了如下要求：网点要求能查询中心库存；中心要求能查询各网点的库存、销售、回款等情况；配送程序能做到上下数据的交换等；强烈要求系统要有很强的适应性和可变性。对软、硬件平台配合要顺畅，并确保业务流程运转安全、可靠。经过长时间的多方认真比较，红螺集团最终选择了基于Intel 架构的　PowerManage（简称PM）系列企业综合管理软件及网络系统，该系统广泛应用于医药、食品、生物、服装、电子、汽配、烟、酒等行业，愈二百家大、中型工业、流通企业用户正在全面使用PM 系统，以改善企业的管理。

    二、业务挑战
    典型业务问题有：
    1、30-40%的废票率
　　销售业务流程是这样的：客户先到开票处开票，根据客户性质不同打印出相应的医疗票或者商业票，客户将票据交由收款台付款，随后凭票到库号提货，可以说流程是很标准的，但此处可能存在
以下问题：
    1） 现在在开票时不能直接冲减库存，同时批号、库存反映不准确，引进客户的退票比较多，废票
率高达30-40%。
    2） 开票速度较慢，浪费大量业务时间。
    2、手工信息处理已无法胜任经营管理的决策需要
　　配送中心每天对大量的上传下达的数据进行加工、整理和分析，而目前这些工作只能通过手工进行汇总处理，但如此大量的工作，手工进行是无法做到迅速、准确，对其无法进行有效监控，导致配送决策的失误。
    3、批号管理的不完备
    1） 在零售中心及零售连销网点的批号管理中。在出库时，营业员在小票上写上的批号在计算机收款
时，没有把批号内容录入到电脑中，这样使得电脑中整理出来的库存数据中不包含批号效期信息。
    2） 在库房管理现在的销货或配送时，不能直接获取批号，要手工在库房将批号写在票上，这样带来很多弊端，如批号很有可能被写错，发货时，可能不严格遵循批号先进先出库，加大库房出库人员的工作量。
    4、成本核算不详细且不准确
　　在进行成本核算时按大类进行核算（哈医药有八千多品种），人工计算所有货品的成本和毛利几乎是不可能的，只能采用估算的方式进行核算。而且大量的票据都是手工处理，易造成票据的丢失，造成成本核算的不详细和不准确。对于能做到单品核算一直是公司管理者长期欲解决的问题。
    5、批发、零售没有独立核算
    6、缺乏一套与具有优异的并行运算能力与高可靠性和高稳定性的硬件平台相配匹的管理软件。

    三、方案的提出与实施
    一）：英克认为任何管理软件都必须融入一定的管理思想和理念：对此，英克对哈医药的解决方案融入的先进管理思想和理念是：
    1、 海量仓库
    建立了覆盖企业业务操作、经营管理等各种可能的海量模块仓库。
    2、 原子化任务
　　将企业业务细分到不可再分操作单元，每个操作单元都对应一个功能模块，因此功能模块总集了所有企业可能发生的业务。这种颗粒式的结构使本系统具有巨大的、前所未有的灵活性。
    3、 管理=授权+控制
　　管理机制是在综合考察企业的运作及经营管理需求与计算机技术本身优势的前提下，提出对企业管理和业务控制的技术解决方案，结合具体的调研，进行在总体规划下从企业框架到业务细节进行层层构建。
    a 、授权
　　授权是管理的真谛，但是授权应是同与之相关的责任相统一的。
    1）明确某人、某个分支机构及部门的职务、职能，即：能作什么或不能作什么。
    2）明确具体某人工作的范围大小，或对具体事情的作用权限。
    b 、控制
　　控制是对于授权之后，可能出现权限范围内越轨行为的审计和防范。比如：利用系统授与的权力进行破坏性数据操作时，系统能够在后台自动备份记录，明细到何人何时作了什么样的操作，以备追究其责任和恢复原状。
　　授权与控制相结合，就能够建立企业内部真正意义上的岗位责任制。建立企业内部在网络环境当中的协同工作机制。
    4、 管理的垂直化
　　实现上级对下级、总部对各分支机构业务行为的实时监控和刚性限定。总部利用网络或电话线，实时地对分支机构、某个部门、某个人、某个时间段或当前业务状态进行全面监控。通过远程注册到下级系统中能真实地掌握业务状态，从而发现问题、找到问题的原因并及时有效地解决。将整个公司的业务利用计算机网络纳入到全面受控的状态并对具体业务进行调节和限制，以实现总部的统一营销策略。实现对分支机构人员职权的及时调整变化，全面掌握所有个人的业务资料，实现整个集团化企业所必须的集权管理。
    5、 管理的规范化
　　专业分工与协作是效率产生的前提，一个高效的企业运作需要形成内部岗位规范与标准业务流程。
    1）档案与资料的规范
    2）配合岗位责任制的量化规范
　　建立岗位操作规范，以文字和软件设置构建的岗位责任明确，通过对其在业务操作过程中工作效果的全面记录，就能对某一岗位建立反映其工作效果的指标体系，利用真实业务数据，就可以对各岗位工作定时定质，从而形成岗位操作规范。比如：外勤（销售人员）的业绩合理考核，不仅考察绝对数字，而且综合考虑实际收入的组成与欠款的分布，对制单岗位的制单。
    6、 管理的过程化
    1） 远程通讯：实现总部与分部之间、或异地机构之间的报表、单据、文本的传输，此方式提供双 方的信息互通与业务联络。
    2） 远程注册：利用网络将分支机构纳入到一体化的管理，掌握任何时间段的具体业务的明细发生， 并且设置控制开关，实现刚性管理。
    7、 管理的差异化
    差异是企业运作中的一种客观存在，是由于某种情况特殊业务或不规范业务行为造成。对差异的管理，首先是在基于过程化管理和规范化管理的基础上，利用全过程记录和岗位责任，准确及时的反映差异。其次，对于差异的不同情况提出相应的解决机制。尤其是在集团经营模式下，差异更呈多样性和复杂性，必须能够及时反映，而且能够控制和调整。
    8、 管理的精细化
    具体到某个人、某个岗位的操作，系统构建时，精细化授权到每个人员的操作范围和具体效果。
    1） 管理精细化：管理对象可以对分公司、部门、甚至到个人进行考核与评估，以及岗位责任 与考核评估体系。不仅考虑绝对数，还综合考虑真实分布与具体组成。
    2） 核算精细化：可以对单一品种个人核算、部门核算，甚至逐笔业务核算。
    3） 决策精细化：基于数据仓库的决策系统不仅考虑业务财务发生的内部真实数据，而且要全面考虑外部环境的相关信息，进行科学决策，为决策提供数学依据。在日常业务指导中，同样对业务信息的实时掌握，以真实的数字为依据，对各个业务环节和业务的具体状态从细节上进行监控。
    9、远程管理机制
    1） 远程通讯：实现总部与分部之间、或异地机构之间的报表、单据、文本的传输，此方式提供双方的信息互通与业务联络。
    2） 远程注册：利用网络将分支机构纳入到一体化的管理，掌握任何时间段的具体业务的明细发生，并且设置控制开关，实现刚性管理。
    3） 远程业务协作：利用软件通信技术实现异地部门与机构之间的业务协作与业务操作。

    二）：英克解决方案具有很强的保障性
    1、 环境变量
    PM/环境变量：该工具软件主要用于精细化业务流程的重新设计调整、具体操作根据业务发生情况的不同需求变化。对各个岗位的不同人员限定其工体范围方式。形式具体到个人的责任制。
    2、 企业再设计
    PM/企业再设计：属于PM系统的工具软件。用来将PM系统的功能与企业的实际管理与业务结合起来。进行企业机构的定义调整、定义部门职务、人员的岗位定义与操作授权。形成企业内部基 于岗位责任制的管理框架。
    3、 动态个人工作界面
    PM提供了因人而异的动态菜单生成功能：根据定义职务及系统授权，对每个系统使用人员单独生成属于本人所有的功能模块菜单。
    4、 二百余家成功用户群
    5、 专业化实施队伍
    拥有一支60余人的专家级实施队伍,精通工商管理、计算机技术、医药、物流、生产等领域。逾10人其有10余年的软件实施经验和管理咨询经验
    6、 工程级服务体系
    1） 管理咨询
    2） 企业工作流再设计
    3） 系统规划服务
    4） 岗位级操作培训服务
    5） 数据组织和系统实施服务
    6） 技术开发服务
    7） 系统管理员的高级培训

    三）：值得信赖的硬件平台（基于英特尔架构下的硬件平台）
　　在选择硬件平台时，英克公司和神奇公司考虑到为了确保高性能的系统软件的顺畅协同运行，因而对硬件平台的优异并行运算能力和可靠性要求很高，根据以往的经验和多方比较，同时考虑到价格性能比，我们选择了基于Intel架构下的IBM NetfinityR 和其它相应的硬件系统。

    四）：值得信赖的软件系统
　　根据哈医药的具体情况，英克实施人员采用的PM产品中的：PM/BMS综合业务管理系统、PM/GPCS连锁配送系统。PM/BMS系统建立了对企业业务操作、经营管理进行实时处理和控制的机制，提供的数百个功能模块可覆盖所有的业务发生（经常、特殊）和处理模式。其强大齐全功能按业务特点和控制方式划分为进货管理系统、库存仓库管理系统、销售管理系统、内置实时帐务管理系统（商品帐、应收帐、销售帐等）、内置控制体系。PM/GPCS系统分为14个子系统（POS子系统、通讯子系统、销售分析子系统、电子订货子系统、编码子系统、地理信息子系统、系统维护子系统、经营业务子系统、采购管理子系统、仓库管理子系统、电子购物子系统、商品电子分选子系统和财务子系统）可以完成连锁店企业经营管理中对商品进、销、调、存、订、配以及资金运用的各个作业环节进行管理，达到管理和支持决策的作用。

    五）：实施步骤
　　对于哈尔滨市医药公司的计算机管理信息系统总体构成，英克公司基于给二百多家企业实施的经验，建议哈医药采用整体规划，分步实施的原则。企业建立计算机管理系统，主要是科技作为第一生产力，在企业的发展过程中，辅助企业在市场的发展竞争中力争处于领先的地位，减少企业的库存积压，降低生产成本，加速资金的流转速度，完善企业的管理，提高企业的管理水平--从粗放型到精细化，建立先进的人力资源管理--对人员业绩的考核、对权力的授予和限制，把企业的财务控制由以前的事后核算提升到事前控制和事中监测--全过程及过程化的监测控制，加强远程控制机制--取消以前报表下送方式，由公司总部直接通过计算机系统对下属分支机构查看分析指导等等。
    第一阶段
　　调研、培训系统管理员、中心数据准备及切换总部大楼内（采配中心等）的业务系统；
    第二阶段
　　切换中央大药房、奋斗药店等配送网点及全面启用配送程序
    第三阶段
　　切换财务中心帐务系统;
    第四阶段
　　切换新特药药店；
    第五阶段
　　切换安康、比乐等配送网点及测试并使用配送程序。

    四：效果评价

    1、 实现批发、零售双连锁
　　哈医药比较特殊的情况是批发连锁分店较多，批发兼零售的连锁分店近一半。这要求同一分店即有批发，又有零售，批发和零售还要完全分开，但刷新数据是统一的，PM系统的连锁配送程序通过在连锁分店的一台服务器中建两个Oracle用户（且此两个Oracle用户可同时与中心的服务器的数据库进行数据的远程复制）的方法解决了此问题。
    2、 英克PM系统与基于Intel架构的服务器配合运行十分完美.
　　哈医药业务运转非常流畅，即使是大规模的业务处理，也很少出现停顿与误差。为以下很多效果的实现奠定了基础。供应链的信息共享与快速传递的特性加强了总公司内配送中心与销售等各环节的协调，提高整体效率；同时解决了总公司与各分部连接时对远程管理和控制手段的要求；正如冷国庆总经理说：上INCA系统之前，我对企业的经营情况掌握得不够清楚，心里没底。有了这套稳固的软件和硬件系统之后，才对各个网点实际的经营情况有了真正的了解，为我做决策提供了很大的帮助。
    3、实现信息快速即时的上传下达
　　配送中心能随时掌握各网点的库存情况，便于组织配货。各网点也能随时查寻中心库存，便于有目的的向采配中心提出要货计划。财务中心可以即时了解各网点的应收款、销售情况、库存情况等，提高了管理的水平，为企业创造了效益，随时知道问题出在什么地方，有利于进一步拓展业务。单品种核算更为明细，真正实现了连锁配送，达到了预期的目标；
    4、 实现快速的数据刷新
　　数据的远程复制将中心的数据与连锁分店的数据复制到相应的Oracle数据库，如此便于中心与分店及时准确地掌握各方面的情况。仅实行统一配送一项，就为企业带来了1千万元的直接利润。
    5、 实现成本核算的精细化管理
　　通过采用PM/BMS，基于计算机强大的计算功能和信息传递的及时性和准确性，现已做到单品核算，更精确地计算出单品成本、毛利等，便于统计公司销售业绩。
    6、 改进了本号的管理
　　哈医药库房保管帐为了方便管理，采用原来手工的习惯，将一库房的保管帐人为分为几本，每本保管帐有百十种货品。保管员只需要负责自己管理的几本保管帐即可。由于PM系统不包括本号，通过外挂程序解决了本号的问题，在库房打印盘点表、查询库存时均可通过本号来处理。
    7、完善了批号的管理
　　按照质量管理GSP达标的要求，所有库房的出入库必须跟踪批号，在库房管理中也需要随时查询批号库存的情况以及按效期等统计库存商品。由于原有PM/BMS系统只在填写进货单和销售开票时录入批号作参考，库房管理没有批号的管理，所以通过新开发的BMS2701将批号管理起来。
    8、加快了财务核算的速度
　　以前由于计算量大，给业务员考核业绩发奖金必须到每月的十号左右才能计算出上个月的销售业绩，延误了对业务员业绩的评定。采用PM系统以后，只需要几个小时的时间便可以全部核算出每个业务员的销售业绩，大大提高了工作效率。同时加速资金周转，优化品种结构，提高赢利能力。合理定价科学处理市场竟争与自我赢利的关系建立合理的指标体系、考核销售、利润及应收、应付款。实现销售资金回笼和利润实现的综合统一。

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