1.胜利油田科技档案全文数据库建立的迫切性和可行性

    胜利油田科技档案是在油田科研、生产过程中形成的，记载油田科学研究、技术推广及其管理活动全过程，反映油田科技发展一般规律的档案。是广大科研人员参阅大量文献，经反复实验及调研后所撰写的研究成果，是衡定油田理论水平、科研能力的重要标志，也是其为获得相应职称所必须完成的重要任务。一般来说，科技档案的选题往往经过专家和研究人员反复思考、论证、斟酌而定，不少属于较为前沿的问题或前人从未涉足到的领域，有些甚至还是国家、中石化或管理局的重点攻关课题或组成部分。科技档案不仅具有较高学术价值和实用价值，而且数据、资料详实，信息量大，是油田开展科学技术研究、各级领导进行科学决策的重要依据。在企业里，科技档案应受到领导、科研人员以及广大职工的普遍重视。
    科技档案是企业一项极具特色的收藏项目。从1981年以来，各企业都有意识地收藏本单位撰写的论文和科技档案，但并未形成严格、规范的制度。基本上科研项目进行验收时，上交2份由档案馆和相关部门分别收藏的方式，早期仅限于纸本，并按年限、级别顺序排列上架，供阅览者翻阅。不仅难以保存，且查阅极不方便，更谈不上全国石油石化行业间情报交流。
    近年来，随着企业的发展，科研人员和科研项目的增加，大批科技档案入库，查阅的人数迅速增加。以胜利油田为例，在1981——2004年的24年间，共收集了本企业科技档案近2000册，年均新增科技档案200多册。科研力量到2004年时，中国工程院院士一名，博士后科研工作站从0个增加到13个，科研人员达到12000多人，再加上在职研究生和硕士研究生1300人左右，据不完全统计，进库查阅人数也由1998年前的l00多人次增加到2006年的1200多人次。查阅者普遍反映检索困难、低效，浪费了大量的时间和精力，部分纸质文献极易丢失、损毁，无法利用。由此可见，建立方便、快捷、高效的查询科技档案全文检索系统刻不容缓。 
    现代信息处理技术为解决这一问题提供了便利。至于能否在局域网内运用成熟的技术，在少投入的基础上率先建立自己的全文数据库呢?这一想法是可行的。胜利油田科技处、档案馆、图书馆和有关单位可提供全部档案数据（纸质、电子）资料，这是建立全文数据库的一个宝贵资源和最重要的基础。目前，在收藏印刷本科技档案的同时也收藏电子版的软盘或光盘，这为建设科技档案全文数据库提供了极大的便利。为此，在建设“数字油田”的大好形势下，作为油田数字文化信息建设的重点，应全力建立胜利油田科技档案全文数据库。最大的优点是数据库不但提供科技档案的文摘，还提供全文信息、获奖信息、科研人员信息、推广情况等，这就给需要全面了解档案内容的读者带来方便，无疑使科技档案的运用上升了一个新台阶。

  2.科技档案全文数据库的建库流程

    依据中华人民共和国国家标准GB／T 18894_2002《电子文件归档与管理规范》，科技档案全文数据库的建立包括资料的采集、资料的输入与发布运行3大步骤。
    2.1资料的收集
    完整收集资料是建库的前提。由于胜利油田是从近几年才开始要求科研项目完成时在上缴印刷本科技档案的同时必须上缴电子版的软盘或光盘，之前只有印刷本论文收藏。据核实，1977—1989年纸本人藏率平均仅为97％，1990—2004年纸本收藏达到80％，但入藏的电子版并不如意，格式多样，空缺、坏盘不少。对往年科技档案的收集，首先，对原有电子版进行按单位、年限整理存档；对那些保留有印刷本无电子版的科技档案，按规定的标准尽快扫描，整理储存。其次，对空缺或已遗失的印刷本，则通过主管部门、档案馆、科研单位资料室、报社、研究员本人等多渠道征集、复印装订成册。根据收藏的要求，会同科技处，对当年及未来科技档案收集，制定了详尽、规范的上缴制度，明确规定在项目通过鉴定后，除必须向档案馆等有关部门提交2册印刷本外，还必须上缴电子版全文一份。电子版全文必须严格按规定的程序输入。
    1) 必须是以word编辑保存的“.doc”文件。  
    2) 尽量合并为一个独立的文档，全文内容必须与印刷本内容完全一致，应包括封面、前言、目录、中文文摘、英文文摘、正文、科研人员名单、评审人员名单、获奖情况、推广情况、参考文献、附录、附图等。对于有公章等特别的张页提供按规定扫描的图像文件。对于有数学、化学公式的其它电子格式的资料，提供按规定转化成的PDF格式文件。 
    3) 必须按以下程序输入文件名：年度十单位十科研名称.doc
    为了保护作者的版权，维护作者的合法权益，授权于油田科技处同有关科研单位和人员进行协商，主要有：填写授权书(即回执单，共两联，一联自存，一联留，表略)，以便了解他们对资料完整性确认、资料保密说明、版权授权的具体要求和限制范围，为后期全文发布和检索做好前期工作。
    2.2数据的整理与输入
    数据整理是数据输入前的一项重要工作，具体包括：科研项目名称、单位、年度、级别（国家级、部级、局级等）、获奖情况、关键词、馆藏索取号、页码数、分类号、保密级别、查阅权限、全文、相关链接等等。
    考虑到未来发展，全文数据库将是一种必然的趋势，因此，在建立全文数据库时应始终坚持低成本、高效率的原则。直接运用胜利油田“科技管理信息系统”原有的数据不仅省去大量的建库时间，而且有利于今后建立全文数据库时与之对接。我们从中提取相关字段(库结构所需字段)：科研项目名称、单位、年度、级别（国家级、部级、局级等）、获奖情况、关键词、页码数，批量导入全文数据库内，从而实现建库基本数据录入的任务，可在此基础上进行全文数据库建设，避免了大量的重复劳动，又方便、快捷。
    全文输入是一个比较棘手的问题。为便于查阅者使用，需将全文输入，以何种方式输入直接影响查阅的速度，而查阅是否快捷、方便是数据库的优势，也是数据库成败的关键。如按常规采取将全文放在字段里的方法，不仅使查阅速度比较慢，而且不好浏览。可以把全文整理好后以馆藏索取号为文件名放到服务器的文件夹里，增加其全文存放地址链接。  
    数据库能否按管理者的意愿(根据授权者的授权)发挥保护版权的作用是一个难点问题。科技档案有些课题需要保密，有些属专利性质。稍有疏忽即可能损害作者的权益。通过比较，用PDF格式发布全文是较好的方法。PDF文档是Adobe公司公布的用于进行全球电子文档分发的开放式标准，也是网上信息采用的主要格式，它具有以下优点：①扫描后直接转换为PDF格式（详见附件1），可忠实原文，保证原文的完整性，不用识别，效率高，浏览快捷、方便；其它文档格式可方便地转化为PDF格式。②支持各种不同级别的安全性。如可阅读可打印，但不能修改；可阅读不可打印；可浏览不可复制。这种安全性控制对保护电子出版物版权非常有效。
    对于全文的扫描作如下规定：
    （1）一律采用A4幅面，对于特殊的大图表和大图象采取分割组合的方式，分别建立缩略图和原样图。
    （2）全部采用300dpi的扫描分辩率，文本和图表用黑白二值；黑白图像用灰度16bit；彩色图像采用256色。
    2.3数据库的发布
    开发的科技档案数据库管理系统，应具有强大的信息发布功能，其特点是：完善的多功能检索系统，检索信息快、准而全，满足读者高查准率和高查全率的要求。以此为平台，在界面上以简捷方便、快捷自如、实用为主要特色。在检索上，首先可以提供全方位的检索，通过科研项目名称、单位、年度、关键词、馆藏索取号、分类号、保密级别等7种检索途径，查阅者既可实现按某一个途径进行单一检索，也可通过逻辑关系进行多途径组配检索。其次，实现了除全文外的全字段(包括中英文摘)任意字、词、句检索，查全率高。最后，该系统要实现了二次检索、智能检索、模糊检索的功能，以缩小检索范围，提高了查准率。为使不了解论文准确信息的查阅者可以方便地查阅到所需信息，并实现了通过目录树进行逐步查询检索的功能，从而满足了不同层次和要求的用户的需求，使系统更具有人性化、个性化。
    经过检索，查阅者可获得所需的题录信息(包括科研项目名称、单位、年度、级别（国家级、部级、局级等）、获奖情况、关键词、馆藏索取号、页码数、分类号、保密级别、查阅权限、全文、相关链接)，如果查阅者需要进一步了解全文，只需在题录信息下端点击“显示原文件”，即可浏览全文。为了保护著者的版权和数据库的安全，采取用户注册、分级授权的管理方式，且全文仅提供在局网内浏览。   
    数据库能否链接其他信息是衡量数据库效能的一个重要指标。本数据库应注意与相关资源的链接，使查阅者可以轻松地通过本库直接点击进入到档案馆、图书馆相应的管理系统、胜利油田科技管理信息系统；并实现库与库之间无缝链接和跨库检索，通过点击题录信息里的单位、有关人员字段，可进入胜利油田的单位、科研人员专家学者库，浏览到有关单位的基本信息、产品简介、技术实力等；科研人员的简历、学术论文、著作、科研成果等有关信息。

  3.科技档案全文数据库建设经验总结

    3.1领导重视是发展科技档案数据库的基本条件
    企业要重档案馆、图书馆和情报部门的自动化、网络化建设，把数据库建设和文献检索系统建设放在图情工作的重要位置。建库实践证明，只有领导重视和积极参与，才能保证把科技档案数据库建设搞好。
    3.2采取分工合作的方式建库
    此项工作包括：纸本的收集整理、数据的输人、全文的扫描转换合并，数据的检查、提交、修改、导入，这些工作可以由不同的人员分工协作，共同完成。这样，既能提高效率又能确保质量。同时，要充分发挥文件形成机构、档案管理部门、相关科研单位和软件开发商的积极性，做到系统设计合理，适应科技档案管理的长期发展需要。
    3.3  需要考虑安全问题
    科技档案数据库的建设是一项长期的持续性工作。其特点是连续性强、工作量大、技术含量高。由于加强了与其它单位、部门间的联系，但也带来信息利用的安全性问题，可通过对数据库备份、密级设定、用户利用权限控制、使用正版软件、防毒杀毒、网络防火墙等措施加强管理，同时要求参与此项工作的专业人员具有较高的业务素质及科学严谨的工作态度。
    3.4  培养和造就一批高素质的工作人员
    实现科技档案网络化管理，要适应信息社会的要求，迫切需要一批既有档案管理方面知识与技能，又有计算机网络方面的知识与技能；既精通网页制作技术，又有一定的档案编研功底和审美能力的复合型档案人才。这就要求档案工作者努力优化知识结构，加强自身学习，成为具有多种知识结构的人才。同时，要引进计算机及通讯、网络技术专业人才，优化档案队伍的专业结构，为科技档案科学化、数字化管理奠定坚实的基础。
   
作者简介：杜守先，现工作于胜利油田高级人才培训中心，曾在胜利油田图书馆从事科技档案管理工作，后来科技档案移交管理局档案管理中心。

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