在BI系统中，不仅可以用来进行数据分析，而且还具有报警的功能。如在每个月月末，给没有完成销售目标的业务人员发送一封提醒邮件。用户也可以自定义一些提醒信息，如在星期一的早上9点提醒销售经理开会等等。这些信息可以通过邮件等形式发送给用户。为了实现这个功能，必须在BI系统中设置发件人以及邮箱服务器等相关信息。主要的界面如下。在这篇文章中，笔者给大家分析一下，这个界面设计的核心内容，以及使用过程中的注意事项。希望对大家的工作能够提供一个参考。
　　一、界面主要内容介绍
　　我们在发送邮件的时候，一般需要发件人的信息以及邮箱服务器的信息。在BI中自动发送邮件也需要这两部分内容。如上图所示，就将信息分为了左右两列。左边的主要是发件人信息的设置，而右边的主要是邮箱服务器的相关信息。
　　其实在BI中实现自动发送邮件，说到底BI就好像是一个用户。当满足某个条件的时候，BI就会利用这里设置的发件人信息将用户所需要的内容及时的发送到用户那边。此时必须为BI系统提供一个合法的邮件地址。不然的话，BI系统无法自动发送邮件。一般BI系统都会有一个与邮件系统的接口。随着电子邮件的普及，这可以说是BI系统中一个必备的功能。
　　在界面设计的时候，我们需要考虑到用户的友好性。虽然一般情况下这都是有管理员来设置的，普通的终端用户他们只需要能够收到邮件即可，不需要关心这里的基本设置。不过需要注意的是，BI系统一般都不是邮箱管理员，或者说对邮件这方面的内容并不是很精通。如果要让BI系统管理员通过代码或者其他比较复杂的方式来设置这些信息，对于他们来说可能要求有点高。为此通过图形化的界面或者向导的方式，则管理员可能更加容易接受。
　　二、基本信息设置中的必备内容
　　在发件人信息与邮箱服务器信息设置的时候，该包括哪些内容呢？除了发件人的基本信息与邮箱服务器的基本信息之外，至少还需要如下内容。
　　一是测试按钮。BI系统管理员所设置的相关信息是否准确呢？由于这是与另外一个系统的集成，为此不成功的概率还是比较大的。为此笔者建议，在界面设计与开发时，最好在上面添加一个Test测试按钮。如上图所示。当点击这个按钮的时候，系统会利用所设置的发件人地址以及邮箱信息，自动往发件人的邮箱中发送一封邮件。如果发件人的邮箱地址中能够收到邮件的话，那么就说明这个设置是可行的。如果收不到的话，那么就肯定有问题。BI系统管理员需要向邮箱管理员确认相关的信息后，再进行测试。或者让邮箱管理员在负责这一块内容的设置。
　　二是身份认证方式等安全性的设置。这里需要注意的是，不同的邮箱服务器对于安全认证会有不同的要求。如有些邮箱服务器，必须要求用户采用某种身份认证机制后才能够登陆邮箱发送邮件。相反，有些则是禁用身份认证机制的。如果在这里设置了身份认证机制，反而会登陆不到邮箱中去。这主要是跟采用的邮箱服务器的类别有关。
　　如果用户采用的是企业自己部署的邮箱服务器，那么就需要向邮箱管理员进行确认。为了提高系统的灵活性，最好能够在这里加入一个开关，来控制发件人在登陆邮箱时，是否采用一定的身份验证机制。如此的话，就不用为不同的情况去更改源代码。
　　三、注意事项
　　在实际的工作中，笔者认为下面这些内容，需要引起各位用户的警觉。
　　一是自动发送邮件可能会涉及到安全问题。如企业规定，IT邮件管理人员不能够看到BI系统中的一些机密信息，如每个月的销售额、产品的价格、客户的信息等等。而在BI系统设置的时候，又采用了IT邮件管理人员的邮件地址作为发件人。此时会出现什么情况呢？BI系统发出的每一封邮件，都会在发件人的已发邮件中留下记录。
　　如现在BI系统会自动在月底将每个销售员的业绩发送给销售总监，那么这些信息的话，邮件管理人员也可以看到(而根据企业的IT安全策略，本来邮件管理人员是不能够看到这些信息的)。为此如果企业有这方面安全措施的话，那么在设置BI时就需要充分考虑到这方面的内容。如需要给BI系统专门设置一个邮件帐户，而不是采用现有员工的帐户，以提高数据的安全性。
　　二是当邮件未送达时需要有所记录。BI系统管理员在维护BI系统的时候，往往会考虑BI系统邮件是否已经发送了？是否已经到了用户手中？当用户数量比较少的时候，BI系统管理员还可以一个个用户的去确认。但是当用户数量比较多时，一个个确认的话，就会相当的麻烦。为此BI系统管理员希望有一个记录，当邮件没有准确发送或者只发送了一部分用户的话，那么系统管理员能够了解这方面信息。笔者认为这个功能是需要的。
　　在实际工作中，笔者认为BI系统可以通过在三个地方显示这方面的信息。一是在BI系统的日志记录中，当邮件发送不成功时可以在这里记录。二是也做一个报警的设置，当邮件发送不成功时 自动发送邮件给系统管理员。三是在邮件系统中进行跟踪。一般在邮箱系统中会有一个送达报告或者已读通知等等。通过邮箱系统里的信息，管理员也可以确认邮件发送的状态。
　　通过以上这些内容，BI系统管理员就可以判断自动发送邮件这个功能，运行的是否准确。当发现有问题的时候，需要及时的查找原因。一般来说，出问题的地方无非是下面几个内容。报警条件的设置(如果某个事件不能够触发邮件作业，那么就是这里有了不利的状况)、发件人与邮箱服务器的设置(如果全部用户都收不到邮件，那么很有可能是这里处了问题)、收件人邮箱的状况(如发件人的邮箱满了，那么其就收不到最新的邮件)、邮箱服务器运行的状态等等。
　　三是在选择邮箱服务器的时候，尽量选择企业内部的邮箱服务器。与外部邮箱相比，企业内部邮箱服务器稳定性相对来说需要高一点。而且从实际应用来看，这些警告邮件一般也是企业内部的用户查看，不需要通过互联网的传递。为此采用企业内部邮箱服务器，还可以减少带宽的占用。再有就是采用企业内部邮箱服务器的话，可以简化BI系统部署的环境。如企业出于安全性考虑，往往会有安全网关、防火墙等安全产。如果企业采用的是向ISP租用的邮箱，那么还需要考虑，防火墙有没有阻止这些邮件。
　　而且自动发送邮件往往涉及到群发，对方的邮箱服务器会不会将这些群发的邮件当作垃圾邮件来屏蔽呢？这些都是一些未知数。如果采用ISP提供的邮箱服务器，那么在配制之前，需要先跟对方确认这方面的游戏规则。而且，采用外部邮箱时，笔者认为系统管理员需要加强日常的监控。以免造成邮件的漏发等情况，给用户的日常工作带来不利的影响。

（责编：韩雨彤）

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