首先，我很感谢华胜天成给我这个机会，在这里跟国内的朋友分享一下香港那边做了什么工作，用IT技术把我们的业务做好一点儿。可能大家也有一个经验，香港过来的朋友说的普通话不好，希望听不明白的时候原谅一下。
    另外，我的背景不是IT人，所以我说的是业务方面的事情，我讨论的内容是怎么利用IT手段，对我们来说云计算、IT基本还是手段，最终就是这个手段怎么帮企业、帮机构把业务做好，才是最重要的问题。所以，今天我要跟大家分享一下，在我们效率促进组里面开发了一个应用，叫企业的信息管理策略的推动，不单是效率促进组的工作，实际上是香港政府整体的方向。所以，希望在这里跟大家分享一下，因为香港政府最近也定了方向，基本上整个政府部门也要朝着这个方向走，目的很简单就是让我们的工作效率高一点，做的比较好一点。
    今天我们说了很多，现在面对的问题是什么？是信息太多，我们没有办法把它消化掉，信息超载的情况出现我们没有办法好好的利用它，最重要的是保存这些信息还需要成本，管理还需要成本，我们可以看看我们公司里面有多少信息是存在那里，用了资源但是没有好好利用，这是我们最基本的要解决的问题。
    今天王总说的问题，德国发展银行的问题，雷曼兄弟已经倒闭了，但是他们干吗还要把钱汇过去了，这就是信息不流通的时候，企业的管理怎么能做的好一点儿。最重要的是这些资料是不是锁在每一个不同的单位，每一个不同的部门里面，能不能很有效率的流通，大家不分享这个信息是没用的。所以王总说，我们是专门看着雷曼的，知道雷曼兄弟有问题，是有专人看着他的，但是看着他的人与汇款的人之间没有很好的沟通。很高兴的听到华胜天成里面有很有用的知识库，我们要顺着潮流推动知识型的企业，有没有把好的东西储存起来，有没有很高的分享，香港是一个国际城市，我们的信息很多，现在网上2.0，我们收到的信息台多，但是我们有没有有效的帮我们做决定呢？彼得德鲁克说，现在，我们面临的挑战，是在自主的环境中创造多元，以知识为基础的组织，创造经济表现回报，以及政治和社会凝聚力。
    香港现在面对的问题很大，香港的政府老是不停地改善公共服务，这不单是香港的问题，国内也是这个问题。市民每天要求多一点，永远是不停地要求，我们提供服务不可以跟十年前、二十年前一样，不同的部门、不同的政府、不同的机关要想新的方法把服务提供出去。另外，香港政府面临更加严重的问题就是香港公务员严重老化的问题，香港公务员大概52%超过45岁，听上去45岁很年轻，但是香港公务员的体系有点儿特别，香港公务员要退休有两个计划，年纪大一点儿的公务员50岁会离开政府，55岁一定要退休。新的一帮55岁可以走，60岁一定要退休。香港所有的纪律部队，警察、消防大部分是45岁可以退休，50岁就要走。面对这样的情况，50%的公务员超过45岁，这是什么概念？我们说不上在接下来的五年里面，我们可能要流失大概30%的公务员，接下来十年里面可能流失40—50%的公务员。想一想这么复杂的政府机关，有18万公务员，短短5年时间要流失30%，最重要的是30%是有经验的人，他们都要走了。可以想一想接下来5年里面讲有30%的80后变成我们的公务员，这些人可能是没有经验的，不知道怎么做事情，经验不到位怎么办。所以，这次我们面对这么大的挑战，我们可不可以利用IT，利用科技开发一些系统出来，利用好一点儿的手段把管理做的到位一点，让同事在工作上面有效率一点。
    所以我们推动一个概念叫企业信息化管理，我们肯定每个机关里面肯定有信息管理系统，问题是你的信息管理系统是不是有联系，比如说每家公司都有电邮系统，现在管理电邮是很困难的，发生什么事情，这个事情有没有跟电邮联系起来，我们可不可以在企业里面开发一个系统，把机关里面所有的信息把它统一管理，所以我们知道什么东西是有用的，什么东西是没用的。谁要知道这个信息，就知道在什么地方可以把这个资料找出来。你给我一个指令是要汇款吗？哪里知道10分钟之内倒闭了，我要知道就不会了，10分钟的意外。所以，时间、地方很重要，什么地方有什么资料这个很重要。
    有效的企业信息管理策略，包括提供促进合作的环境和工具，员工之间可以沟通可以讨论问题，大家可以一起合作互利。大家在公司里面遇到难的事情，不懂怎么做，怎么办？问一些老前辈，问一些有经验的同事，但是有经验的同事是不是永远站在你旁边呢，永远都可以方便的找到他呢？有没有一个比较好的环境大家更容易沟通，管理的概念上很多机关也推内部的博客，大家可以讨论问题，提一个问题出来每个人给他一点儿意见，找到一个最好的解决方案，可不可以把这个方案放到方便的地方，将来以后遇到同样的问题其他同事也可以把它找出来。有些工具是做协同的工作，更重要的是创造一个有知识的环境。你不要说家有一老就有一宝，不能说所有员工都变成老人家工作才有效率，不行的。可不可以把老人家脑袋里面聪明的经验拿出来给大家分享，这方面我们是不是可以做的好一点。
    另外，作为政府部门档案管理或者叫制度管理是一个很重要的工作。所以，我们在设计管理中，电子政务管理的要求也是比较高的，根据我的知道我们叫ERMS，在国内也是比较重要的议题。有人告诉我温总上个月批一个文件，政府里面要用ERMS，在“十二五”计划里面也有说到要推动ERMS，作为政府记录好好的保存下来，这是业务方面很重要的功能。
    另外，我们说了信息超载，所以有的太多，怎么能好好的利用这些信息，上午已经说了很多了，业务的分析工具也很重要，资料太多了，可不可以在这么多的资料里面找出一些有意思的东西出来呢？业务的分析工具是推动我们工作的很重要的要求。
    所以，基本上根据这些要求开发工具，作为香港政府示范的信息系统工程。
    我们的项目在09年11月开始做完采购工作，基本上用了EMC，开发商是香港华胜天成，我们用了短短7个月时间已经投入服务了。所以，在开发工作上面香港华胜天成给了我们很大支持。做这些事情很有趣，我们要开发一个ERP系统人家有很多经验，所以开发信息管理，我们指的信息是没有结构，这个方案的经验不多，所以我们有一点点是摸着石头过河。华胜天成给了我们很多的协助，我们在很短的时间，7个月时间已经做完了，8个月已经投入服务了。
    解决方案：
    EMC Documentum的三个功能：档案管理、知识管理、文档管理。国内人民大学的专家说档案管理不是IT概念，是档案管理的概念，所以在档案管理功能里面是很复杂的一件事情。知识管理，我们可不可以把部门提升到知识型的企业很重要，管理是很重要的事情。还有很多文档的管理，因为很多还没有变档案之前，文件方面大家要交流、沟通。另外我们还用了SaaS一个工具做了数据分析，跟我们同事沟通的时候，有两个平台，Centerstage、Webtop。简单来说Centerstage，就是我们同事每天早上就要打开Centerstage，分成不同的工作区，在Centerstage里面推行，这里面有很多工具，要用的马上就可以用了。比如说在我们部门里面，我们同事之间的沟通就是变成很多图案，根据不同的图案打开就可以了，大家可以看到我的照片，我的照片下面就是我负责的部分，按一下我的照片下面就是我的部分，所以很简单。我的同事也有照片，按一下他的照片就知道他的背景负责的工作、联系方法，所以大家沟通很方便。我们还鼓励我们的同事要创作一个个人的网页，跟大家分享一下他自己的兴趣、爱好是什么，公司的工作很重要，但是团队的精神也很重要，个人的分享也很重要。另外，中间有一个表，就是我负责的所有的研究项目统统在下面，人家要看很简单，按一下就可以都看见。每个人要找一个东西很规范，很简单就可以找到。我们工作当中也用BPM，所以我们的工作变得很规范，几个程序统统由BPM推动的。资料放在哪里、储存在哪里也变得有规范了。Centerstage有一个特别的功能，就是在这个系统里面所有的文件永远只是一份，所以在储存方面我们省了很多地方，最重要的保证资料来源是哪里，不会担心这个文件是不是最新的，有没有比较新的版本，在管理上也比较方便。在Webtop下面有很多档案管理，我们要有文件存档或者发一些记录出去，如果要存档一定要记录，我们有一个沟通，什么时候存到档案里面。在工作的时候有先前的知识，也有创作的知识都可以放在里面。有知识管理系统，把所有的信息管理都放在这样的平台上面。
    档案管理方面我们做的满有趣的，华胜天成帮我们开发档案管理系统，在香港来说是唯一一套已经满足了香港档案管理处对电子政务系统管理的要求。在国内电子文档管理的要求有700条，所以也要慢慢的做。在知识管理华胜天成也帮我们做了很多事情，我们也配合他们一起做，他们根据我们需要的知识管理的分类，设置很多功能，怎么把资料放在里面，怎么可以分享，在知识里面有数据搜索，在这方面开发了一套很完整的流程，这个流程基本上已经自动化。如果感觉有的文件比较有用的，很简单放到知识库里面，系统里面自己就会找它的关健词，然后把它分类，其他同事也很容易搜出来，或者分类。
    效力促进组的企业信息管理系统的好处很多，以前没有控制好的流程标准化、集中化，现在把流程控制好，最大好处就是质量的保证，以前没有流程控制的时候质量保证比较困难。信息流动会快一点儿，工作效率提高了。另外，以前我们面对最大的问题是没有管理的信息环境中，最大的问题就是我不知道拿了这个文档是不是最新的。就像王总说的例子，当你的同事按下这个纽他要知道这个指令是最新的指令，所以把这个钱送出去，他要知道10分钟钱雷曼兄弟已经倒闭了，没有必要再把汇款放出去。所以信息的来源准确性要好一点，到位一点，准一点。知识收集和分享也会好一点，怎么让我们的机关变成知识型的机关，所以对整个工作效率都有提高。
    系统成本方面也会减少，同事分享一些电邮，电邮里面的附件没多久可能已经有20、30复制，中间还有一些修改，最重要的是在系统里面同样的文件已经存了20次、30次，这样的有规范的储存，起码我们的储存空间也节省了很多。这样效率会高一点，做的好一点。现在香港政府在推动这个方向，变成香港政府要走的方向。
    今天每个人都在说云计算，其实在我们开发这个系统里面也考虑到云计算，我们用的系统基本上已经是云计算准备好的，软件是硬件的配套，因为我们公司在明年年底要搬，所以旧的系统不想搞云计算计划，但是我们开发的系统已经准备好云计算了，所以我们明年年底搬了之后，我们整个系统都会在云下来运作。云的好处是成本简单，在环保方面也好了很多，少用服务器肯定用电省了、环保好了、管理简单了、服务的标准也就保证了。

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