主数据是描述核心业务实体（如客户、供应商、地点、产品和库存）的一个或多个属性。所以主数据即是在进行企业业务架构分析中发现的核心业务对象。或者讲主数据是企业已经存在的涉及到价值链核心业务流程的各个IT系统的基础数据。对于ERP系统客户，供应商，物料，BOM，产品，合同，订单等都应该是最基础的数据，对于项目管理系统而言项目信息，WBS信息则是最基本的基础数据。而对于CRM系统则客户，销售项目是最基本的基础数据。基础数据要上升到主数据的高度还有一个条件，即该数据产生在一个源IT系统中，但是会在多个其它的IT系统中使用到。
　　企业缺乏主数据管理造成的最大问题就是完整性和一致性，有些是本身主数据不完整或缺失，有些则是主数据在多个系统中存在拷贝和更新，导致数据不一致。引起企业主数据问题的重要因素之一是信息彼此隔离。在许多企业中，主数据分布在众多彼此隔离的系统中。客户服务部门、生产部门以及采购部门都有各自的系统。即使在一个业务部门里，也有众多前端和后端系统，这些系统包含对业务至关重要的数据，但通常情况下无法与其他系统共享这些信息。正是由于构建在各种架构之上的不兼容系统中的这种部门化数据，使得企业几乎不可能创建和维护主数据的“单一”视图。
　　对于原有的关于主数据管理的解决方案，一个方面是建立数据中心和数据仓库，数据仓库可以极为高效地保存系统数据。遗憾的是，数据仓库中所包含的数据通常都经过了清理，用于分析和生成报告，因此数据仓库是主数据管理解决方案的有益补充，但不是解决方案本身。目前数据仓库的实施仍然趋向于纵向结构，这会造成我们前面所讨论的数据共享问题。最后一点，数据仓库解决方案仅局限于数据管理功能，并且要依靠其他系统才能实现数据更新。
　　也有提出以ERP为核心系统，其他为外围系统，则ERP的基础数据管理上升为主数据管理。但是企业资源规划（ERP）解决方案旨在管理特定的应用流程，同样，这些解决方案需要使用主数据，而不是主数据管理解决方案。而且，非ERP 系统不能访问 ERP 解决方案中的数据。
　　因此IBM的MDM提出了超越单一视图，使用正确的视图的新的主数据管理思路。适时地将正确的信息以正确的视图提供给正确的对象。这才是主数据管理（MDM）的目标。主数据管理描述了一组规程、技术和解决方案，这些规程、技术和解决方案用于为所有利益相关方（如用户、应用程序、数据仓库、流程以及贸易伙伴）创建并维护业务数据的一致性、完整性、相关性和精确性。
　　主数据管理的关键就是“管理”。主数据管理不会创建新的数据或新的数据纵向结构。相反，它提供了一种方法，使企业能够有效地管理存储在分布系统中的数据。主数据管理使用现有的系统，它从这些系统中获取最新信息，并提供了先进的技术和流程，用于自动、准确、及时地分发和分析整个企业中的数据，并对数据进行验证。

　　主数据管理解决方案具有以下特性：
　　在企业层面上整合了现有纵向结构中的客户信息以及其他知识和深层次信息
　　共享所有系统中的数据，使之成为一系列以客户为中心的业务流程和服务
　　实现对于客户、产品和供应商都通用的主数据形式，加速数据输入、检索和分析支持数据的多用户管理，包括限制某些用户添加、更新或查看维护主数据的流程的能力
　　集成产品信息管理、客户关系管理、客户数据集成以及可对主数据进行分析的其他解决方案。
　　由于和主数据管理关联的方法和流程的运行与企业的业务流系统及其他系统彼此独立，因此这些方法和流程不仅能检索、更新和分发数据，还能满足主数据的各种用途。主数据管理通过将数据与操作应用程序实时集成来支持操作用途。主数据管理还通过使用经过授权的流程来创建、定义和同步主数据来支持协作用途。最后，主数据管理通过事件管理工具事先将主数据推送至分析应用程序来支持分析用途。

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